Gerenciar tempo em escritórios de contabilidade envolve operar o fluxo de trabalho de uma forma mais eficiente e produtiva. No entanto, a “luta contra o relógio” é uma questão recorrente entre os profissionais da área.

É natural que seja assim, afinal de contas, trata-se de conseguir maior rentabilidade e, ao mesmo tempo, reunir as condições necessárias para expandir o negócio.

Neste post, apresentamos 6 excelentes dicas para ajudar você a fazer melhor uso do seu tempo no escritório. Boa leitura!

1. Mantenha o seu escritório organizado

Muitos analistas contábeis perdem um tempo precioso à procura de documentos ou tentando encontrar informações de contato dos clientes. Mesmo que você não seja uma pessoa naturalmente organizada, essa é uma habilidade que deve desenvolver se quiser, realmente, aproveitar seu tempo.

Reserve cerca de dez minutos ao final de cada dia para garantir que tudo está no devido lugar: essa atitude simples evita que você perca meia hora em frustração na manhã seguinte.

2. Evite perder tempo ao telefone

A tarefa de atender ao telefone pode ser uma grande causadora de desperdício de tempo. Obviamente, você não pode (e não deve) desencorajar os clientes de ligarem para sua empresa.

Sendo assim, estimule-os a escolherem outras formas de comunicação, como e-mails e mensagens de voz. Estabeleça um horário fixo para responder a essas interações e, certamente, sua produtividade aumentará.

3. Monitore seu tempo

Monitorar o tempo é importante, sobretudo se você estiver cobrando de seus clientes por hora. Nesse caso, o ideal é criar um registro verificável do tempo que você trabalha em suas contas.

Todavia, ainda que seu escritório trabalhe de outra forma, simplesmente monitorar seu tempo por uma semana ou duas pode ajudá-lo a identificar ineficiências e a elaborar um plano para eliminá-las ou, ao menos, reduzi-las significativamente.

4. Utilize uma ferramenta de gerenciamento

Para alguns profissionais de contabilidade, uma ferramenta genérica, como o Outlook ou o Google Calendar, pode funcionar bem.

No entanto, para aqueles que lidam com muitas e diferentes demandas de clientes e um número maior de tarefas, é recomendável a utilização de ferramentas mais detalhadas para administrar o tempo.

5. Identifique seus ritmos naturais

Provavelmente, há certos períodos do dia nos quais você é mais produtivo. Talvez consiga realizar a maior parte de suas tarefas de manhã, antes que o telefone comece a tocar. Pode ser, ao contrário, que as tardes sejam o seu horário de pico.

O monitoramento do seu tempo, conforme mencionado, será útil para identificar o período em que você obtém o máximo do seu trabalho. Em seguida, planeje suas atividades em torno desses ritmos naturais.

6. Reduza a utilização de papel

Escritórios de contabilidade geram e armazenam grandes quantidades de papéis. É verdade que, por razões de conformidade, sua empresa necessita manter alguns arquivos em papel. Entretanto, há muitos documentos que podem ser convertidos para um formato digital.

A integração de documentos digitalizados em seu fluxo de trabalho confere maior flexibilidade, uma vez que, por exemplo, acessar as faturas de um cliente por via eletrônica é mais rápido e prático do que se levantar, ir até a sala de arquivo, procurar no armário e retirar o que você precisa.

Além de ser um elemento importante para gerenciar tempo em escritórios de contabilidade, isso também garante maior confiabilidade e segurança para as informações de seus clientes, e você estará adotando uma medida ecologicamente correta.

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