Já há algum tempo que a contabilidade deixou de ter aspecto apenas operacional e tornou-se uma tarefa estratégica para as organizações. Contar com o auxílio de uma consultoria contábil tem importância fundamental para a sobrevivência de pequenas e médias empresas.

A forte demanda na área, especialmente nesses tempos de crise, tornou imprescindível que os escritórios de contabilidade estejam atentos à melhoria de seus processos de gestão, a fim de estarem aptos a realizar seus serviços de forma eficiente.

Nesse cenário, aqueles que desejam aumentar sua produtividade e conquistar reconhecimento e credibilidade perante o mercado, precisam conhecer e adotar algumas atitudes estratégicas.

Administrar um negócio não é uma tarefa simples, mas, seguindo essas 6 dicas, você aprenderá a melhorar a gestão do escritório de contabilidade.

1. Definir corretamente os honorários contábeis

Muitos escritórios têm dificuldades em precificar seus serviços, mas a boa gestão dos honorários contábeis é fundamental para os resultados da empresa. É preciso que haja um equilíbrio para manter o escritório competitivo perante o mercado sem perder seu potencial de ser lucrativo. 

Para melhor administrar essa questão, o ideal é conhecer bem seus custos e a produtividade de sua equipe de trabalho, além de analisar cuidadosamente os projetos para precificá-los de acordo com o tempo que demandam e com a complexidade do serviço.

Seu tempo é muito importante, portanto valorize-o, cobrando um valor adequado pelo seu trabalho. Não use o preço como seu único diferencial: invista na qualidade do serviço oferecido. Seu cliente certamente vai reconhecê-lo por isso.

2. Ter total conhecimento dos contratos

Os contratos são verdadeiros guias para o contador, por isso é fundamental observar, com muita atenção, todas as suas cláusulas, atentando-se às solicitações de serviços e aos prazos de entrega. 

Dessa forma, você vai se ater a realizar exatamente o que o contrato prevê, sem perder tempo fazendo mais do que é necessário, mas garantindo que o cliente fique satisfeito com o cumprimento daquilo que foi acordado.

O contrato também servirá para uniformizar as informações que todos os funcionários terão a respeito do cliente e da execução do serviço.

3. Definir processos de forma clara

A definição e o controle de processos são fundamentais para a boa gestão de qualquer negócio. Para o escritório de contabilidade não é diferente: processos claros e eficientes tornam o serviço mais uniforme e aumentam a percepção de sua qualidade.

Uma importante ferramenta de gestão  que pode ajudar nesse sentido  é o ciclo PDCA, que é composto por 4 etapas:

  • plan (planejar): o planejamento é fundamental para o bom desenvolvimento de qualquer atividade. Por meio de reuniões periódicas, é possível fazer um alinhamento de ideias e objetivos, de modo a criar um plano de ação;
  • do (fazer): é a fase de implementar o planejamento, executando as etapas antes definidas, atentando-se para a otimização de recursos;
  • check (verificar): é o momento de checar se os objetivos traçados foram alcançados, comparando o que foi planejado com o que foi, de fato, realizado;
  • action (agir): essa etapa consiste em fazer as correções necessárias e, se for preciso, traçar novos planos. A partir disso, o ciclo reinicia, criando um processo de busca por melhoria contínua.

4. Criar metas e estratégias de avaliação 

Todo profissional precisa saber para onde está indo e onde pretende chegar. A partir do estabelecimento de seus objetivos, é possível determinar algumas metas, ou seja, maneiras de quantificar esses objetivos em frações menores, determinando um período de tempo para conclusão.

Nesse sentido, há uma ferramenta importante que pode ser adotada na gestão do escritório de contabilidade: as metas SMART. Ela indica que suas metas devem ser: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.​

Para isso, estabeleça metas possíveis, com periodicidade mensal, semestral ou anual, e divulgue-as de forma clara para a sua equipe. Incentivos, como premiações e bonificações, podem ajudar a motivar os colaboradores a trabalhar com mais afinco para alcançá-las.

Mas de nada adianta criar metas se você não fizer um acompanhamento de seu cumprimento. Por isso, é fundamental criar mecanismos de avaliação que possam medir os resultados e detectar a eficiência da condução do trabalho. Havendo resultados negativos, será possível determinar os ajustes necessários.

5. Melhorar a comunicação

A comunicação tem importância fundamental nos resultados de uma empresa, pois sua ineficiência pode ser motivo de grandes falhas e desentendimentos.

Manter uma boa comunicação interna — com colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros — garante o alinhamento das informações e a melhoria do relacionamento interpessoal entre todos os envolvidos.

Além disso, ela também possibilita o engajamento dos funcionários com os objetivos e com o discurso da organização, sem falar na melhoria para o clima organizacional e a produtividade da equipe.

Por isso, incentive sempre a comunicação clara e acessível, com processos mais simples, que eliminem possíveis barreiras e permitam um diálogo transparente em todas as situações.

6. Investir em tecnologia

Na rotina de um escritório de contabilidade, é comum que se perca muito tempo com processos manuais e com a alta demanda de documentação dos clientes. Tarefas essas que, quando automatizadas, otimizam todos os processos e o uso do tempo.

A tecnologia se tornou excelente aliada das empresas, e adotar um sistema de gestão proporciona inúmeras vantagens. O uso de um software personalizado contribui de forma positiva no dia a dia de um escritório e, entre outros benefícios:

  • facilita o lançamento de dados;
  • sincroniza as informações;
  • proporciona maior controle financeiro;
  • melhora a qualidade do serviço prestado;
  • otimiza o fluxo de trabalho;
  • diminui o trânsito de documentos físicos no escritório.

O profissional que deseja se destacar na área contábil precisa estar preparado para atuar de maneira estratégica, utilizando a tecnologia a favor da otimização dos processos de trabalho.

Como você pode ver, a adoção de práticas para a gestão do escritório de contabilidade é fundamental para mantê-lo competitivo e capaz de ofertar serviços de qualidade para seus clientes. Somente dessa forma será possível adquirir as condições necessárias para crescer e alcançar mais espaço no mercado. 

Gostou dessas dicas e pretende aplicá-las para melhorar as práticas de gestão no seu trabalho? Aproveite para complementar ainda mais seus conhecimentos lendo nosso post sobre 6 vantagens de usar um software personalizado.