A gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é um processo que precisa de bastante atenção e cuidado, e não se baseia apenas em um simples arquivamento para posteriormente ser entregue à contabilidade ou para evitar multas.

Este documento contém muitas informações essenciais para a organização e o planejamento de uma empresa, inclusive para a tomada de decisões. Por isso, erros na gestão de NFe podem trazer inúmeros problemas fiscais e causar grandes impactos financeiros no seu negócio.

Pensando nisso, elaboramos esse artigo para que você descubra os 6 erros mais comuns cometidos no gerenciamento de NFe e o que fazer para não cometê-los.

1. Não armazenar os arquivos de NFe

Esse é um dos erros mais graves para o seu negócio, pois conforme os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional da legislação tributária, o armazenamento de todas as notas fiscais eletrônicas — tanto as emitidas quanto as recebidas — é uma obrigação acessória e o período de armazenamento é de cinco anos a contar a partir da data da emissão.

As empresas que descumprem essa norma correm o risco de sofrer sanções e multas pesadas. Se durante uma fiscalização a empresa deixar de apresentar um só arquivo de NFe solicitado, por exemplo, as multas podem chegar até R$ 5.000,00 por documento perdido ou, dependendo do caso, até 20% do valor total da nota. Nesses casos, também pode até ocorrer reclusão de dois a cinco anos.

2. Armazenar inadequadamente os arquivos de NFe

Diversas empresas têm dificuldade para organizar e armazenar as notas fiscais eletrônicas. Guardar todos os arquivos de NFe em uma pasta no seu computador é um grande risco, pois se você não catalogar essas pastas adequadamente, como poderá encontrar o arquivo de nota recebida de um fornecedor em abril de 2014, por exemplo?

Caso você tenha organizado as informações em pastas por data, nome, cliente ou fornecedor, fica até mais fácil encontrar uma NFe específica. Mas você precisa estar preparado para imprevistos, como o HD do seu computador travar ou seu computador queimar, por exemplo.

Além disso, armazenar as notas fiscais é fundamental para utilizá-las na garantia de produtos e para comprovar operações. Arquivar corretamente esses documentos é também essencial para que você possa utilizar as informações das vendas para tomar importantes decisões gerenciais no seu negócio.

O ideal é que você faça o armazenamento dos arquivos XML de suas notas utilizando um software especializado para armazenamento em nuvem que seja direcionado à gestão desses documentos e dê acesso rápido às suas notas em um único clique. Assim, você fica menos dependente dos e-mails para receber seus arquivos e pode trabalhar com mais agilidade e eficiência.

3. Depender do fornecedor para receber os arquivos

Sua empresa não pode ficar dependente do fornecedor para receber os arquivos XML das suas notas fiscais, pois isso é um grande erro. Geralmente, os fornecedores enviam os arquivos por e-mail e é aí que começam os problemas, pois você terá todo o trabalho de procura-los em sua caixa de e-mail lotada e corre o risco de sequer recebe-los, caso o programa emissor de nota do fornecedor tenha falhado no momento do envio.

Em situações como essa, o tempo perdido na consulta manual desses arquivos é enorme e, por isso, contar com serviços especializados de gestão de NFes é uma boa solução, já que eles permitem o monitoramento e a captação das notas direto da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) logo após a emissão delas.

Esse procedimento garante que qualquer documento emitido para a sua empresa seja verificado, conferido e validado, o que evita riscos de fraude com uma possível emissão de notas frias no CNPJ do seu negócio.

4. Deixar de verificar a validade jurídica dos arquivos XML

Verificar a validade jurídica dos arquivos XML é fundamental para garantir que a nota fiscal seja verdadeira e esse processo também ajuda a evitar fraudes, como citado acima. Muitas empresas não dão a devida atenção nesse procedimento, porém, é necessário ficar atento à duas informações de segurança muito importantes:

  • a assinatura digital, que ocorre no momento da transmissão do arquivo por meio do certificado digital e permite identificar a autenticidade da empresa que emitiu a NFe;
  • o protocolo de autorização, que comprova que a Secretaria da Fazenda autorizou a emissão da nota fiscal.

É através de uma verificação segura dessas informações que você consegue garantir que a nota em questão tenha validade jurídica.

5. Realizar o preenchimento incorreto das NFes

Como já foi mencionado, a perda de um único arquivo pode gerar multas bem altas, mas erros ao preencher as notas também. Grande parte das empresas têm problemas no preenchimento das informações que devem ser inseridas nas notas fiscais, o que não deixa de ser preocupante.

Muitos desses problemas acontecem pela inclusão de informações erradas ou incompletas, que ocorrem pelo fato da empresa ter um cadastro de clientes e produtos desatualizados ou mesmo incompletos — o que pode gerar autuações como, por exemplo, em transações interestaduais.

Nesse caso, a inconsistência de informações e outras irregularidades podem levar à retenção ou apreensão das mercadorias em postos fiscais durante o transporte e, somente após a regularização é que elas serão liberadas.

A falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios da Nota Fiscal Eletrônica impede a sua autorização. Porém, se a NFe chegar a ser autorizada com erros e incorreções pela SEFAZ, não poderá ser alterada, mas será possível fazer uma carta de correção.

Essa carta também é um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica assinado com certificado digital, mas só pode ser solicitada caso os erros não estejam relacionados a dados cadastrais e valores.

Perceba que o preenchimento incorreto de apenas uma informação na NFe pode causar muitos transtornos à empresa. Por isso, vale a pena prestar muita atenção no momento do preenchimento para evitar futuros problemas com o Fisco.

6. Confundir o DANFE com a NFe

Outro erro muito comum é a confusão feita entre a nota fiscal eletrônica e o DANFE. Entretanto, cada um deles cumpre um papel diferente.

A Nota Fiscal Eletrônica é o documento digital emitido e armazenado em formato eletrônico. O layout desse arquivo é padrão em todo o Brasil, obedece às normas fiscais vigentes e depende de programas específicos — aplicativos ou softwares — para ser lido.

A NFe tem o objetivo de documentar as transações de compras, vendas e serviços realizados entre as empresas e substitui a tradicional nota fiscal em papel.

Já o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica simplificada da NFe. Ele não possui valor fiscal para empresas — que são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica — e não precisa ser arquivado.

O DANFE tem duas funções principais, que é facilitar a consulta da validade da NFe junto à SEFAZ por meio da chave eletrônica — um código composto por 44 dígitos que identifica a Nota Fiscal Eletrônica e permite a consulta e o download do arquivo XML — e acompanhar as mercadorias durante o transporte.

Fique atento nos erros na gestão de NFe da sua empresa, busque não errar no preenchimento, na emissão e também no armazenamento desses documentos. Assim, você evita prejuízos tributários e garante a segurança fiscal e o crescimento do seu negócio.

E então, gostou de conhecer os erros mais comuns na gestão de NFe e de aprender como mantê-los longe da sua empresa? Tem outras dúvidas sobre esse assunto? Aproveite e confira nosso post com tudo o que você precisa saber para emitir NFe.