Otimizar o trabalho é uma preocupação comum em muitos escritórios de contabilidade por uma boa razão: tradicionalmente o segmento contábil não se concentrou na eficiência. O faturamento por hora, inadvertidamente, reforçou medidas menos eficientes à medida que os clientes ditavam fluxos de trabalho e preferências.

Combinados, esses dois procedimentos operacionais atuaram contra a instalação de processos baseados na eficiência. Atualmente, porém, a filosofia em torno do trabalho com os clientes e dentro da organização foi alterada.

Neste artigo, apresentaremos excelentes maneiras de otimizar o fluxo de trabalho em seu escritório de contabilidade, bem como a importância de criar rotinas e utilizar processos mais eficientes. Boa leitura!

Automatize seu escritório

Empresas do mundo todo estão se movendo para a automação, introduzido novos elementos colaborativos, digitalização, troca de informações online etc. Tudo isso significa a capacidade de se fazer mais com menos.

Consequentemente, os escritórios de contabilidade estão descobrindo que, quanto mais aperfeiçoarem seus processos, maiores serão as possibilidades de crescimento ao atrair novos clientes e negócios sem, necessariamente, aumentar a contratação de colaboradores.

O primeiro passo para garantir esse crescimento (e as eficiências sustentáveis que o capacitam) é eliminar fluxos e processos ineficientes dentro da empresa.

Nesse sentido, automatizar o escritório é essencial para agilizar todo o conjunto de operações, eliminar a reincidência de erros humanos e alcançar um maior nível de eficácia, abrindo as portas da organização para o sucesso no mundo corporativo.

Identifique os processos críticos

Você deve analisar profundamente os processos de seu escritório de contabilidade e documentar os resultados. Quais são os principais serviços oferecidos? Qual é o alcance dos procedimentos que dão suporte a esses serviços? Quantos existem? Quais têm maior impacto na empresa?

Após responder a essas perguntas essenciais, classifique os fluxos de trabalho por importância. Não é preciso lidar, no primeiro momento, com todos os processos do escritório, mas apenas com aqueles que podem render os melhores resultados.

Como você determina se um fluxo de trabalho é “pesado” ou consome muito tempo? Use sua própria experiência, pergunte aos seus colaboradores e conheça seus pontos de vista. É fundamental, na etapa de identificação, manter um mindset de melhoria contínua e focar, como mencionado, nos fluxos mais relevantes.

Mapeie os fluxos de trabalho atuais

Depois de selecionar os processos que você deseja otimizar, elabore um fluxograma para representar as operações atuais. Dedique uma atenção especial aos seguintes pontos:

  • o número de colaboradores envolvidos com o processo em questão;
  • a quantidade de pontos de contato com o cliente acontecendo dentro do processo;
  • os principais produtos/serviços e como eles estão delineados em cada etapa (esses não podem ser comprometidos. Um exemplo seria a separação de deveres quando se trata de rever e pagar contas);
  • as ineficiências: ao analisar o fluxograma, você deve ser capaz de identificar quais processos drenam mais recursos;

Esse processo de avaliação ajuda a realmente encurtar os fluxos de trabalho, reduzindo-os às suas etapas mais impactantes, gerando, em consequência, operações mais eficientes. Adicionalmente, ao identificar com clareza as ineficiências, fica mais fácil reconhecer um modelo para potenciais necessidades de novas soluções tecnológicas.

Por exemplo, se um processo é atrasado pela entrada de dados redundantes, você pode integrar sistemas de modo que a informação se sincronize automaticamente.

Desse modo, se demorar muito para que um cliente reveja uma conta, há a oportunidade de instituir lembretes automatizados em vez de utilizar chamadas telefônicas e e-mails.

Finalmente, é preciso verificar mais uma vez todas as suas premissas. Como mencionado, colabore com os membros da equipe para identificar pontos fracos. Pergunte-lhes o que poderia ser introduzido para garantir o aumento da eficiência no cumprimento de suas respectivas funções.

Os profissionais diretamente envolvidos, que operam rotineiramente as atividades avaliadas, são as melhores fontes de ideias objetivas.

Desenvolva métricas significativas

Você não saberá se está criando processos eficientes se não mensurar os atuais. Elabore métricas significativas em relação a eles antes de adotar medidas práticas para melhorá-los. Assim, será capaz de determinar se a mudança realmente gera otimização. Para tanto, considere as seguintes métricas:

  • o tempo necessário para que um processo se complete;
  • o custo de completar o processo em termos de suprimentos e dinheiro;
  • as variações pessoais;
  • a confiabilidade dos dados, ou seja, o quanto são previsíveis seus resultados.

Examine, especificamente, o tempo requerido para inserir uma conta, pesquisar uma transação, classificar um pagamento de acordo com a natureza da despesa, incluir dados em seu sistema de contabilidade ou softwares apropriados etc. Calcular esses números pode fornecer uma caracterização suficientemente precisa.

Estar comprometido a acompanhar as métricas pode ser entediante, porém, ao não utilizá-las o escritório será prejudicado em seus esforços de otimização.

Valide os processos

A captura de números para medição deve ser seguida da validação dos processos com os colaboradores envolvidos. Lembre-se de não assumir que aqueles que você definiu são 100% precisos.

Considere também, durante essa parte da avaliação, se todos os pontos de contato com o cliente são realmente indispensáveis. Talvez existam etapas extras que seus clientes (e colaboradores) não apreciam ou julgam necessários. Aproveite o tempo, portanto, para validar os processos do ponto de vista das operações internas e externas.

Faça um brainstorming

Após a captura precisa de seus fluxos atuais de trabalho, você precisa descobrir como eles podem ser editados ou suportados para introduzir maior eficiência. Durante o processo de brainstorming, elenque todos os pontos de contato e entrega e como produzir operações mais eficazes entre esses momentos.

Tente eliminar etapas no processo e reduzir o período de tempo, pessoas e componentes requeridos, bem como itens de linha dos seus relatórios. Depois disso, você terá melhores condições para expandir essas eficiências aos seus clientes.

Por exemplo, pagar contas por meio de um sistema bancário online pode parecer atraente. Mas e se você adotar uma tecnologia de pagamentos digitais que também introduz a colaboração e cria trilhas de auditoria automáticas rastreáveis por usuário, tempo, atividades e documentos de suporte?

Superar ineficiências dentro dos fluxos de trabalho abre caminhos para o crescimento da empresa e um melhor aproveitamento de seus esforços.

Embora o processo contenha seus próprios desafios, examinar e aprimorar as operações de escritórios de contabilidade é, efetivamente, útil para melhorar o desempenho geral e aumentar a rentabilidade do negócio.

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