Você provavelmente já sabe que é preciso dominar uma infinidade de termos e siglas para entender tudo sobre o universo fiscal. Além disso, compreender os conceitos e as práticas da área é fundamental para a boa gestão contábil de pequenas, médias e grandes empresas.

Quando nos referimos à movimentação de mercadorias e ao controle da fiscalização e dos transportes, um importante conceito que precisa ser compreendido é o do DANFE, um documento que tem funções bem específicas para auxiliar na gestão da Nota Fiscal Eletrônica.

Confira este artigo para saber o que é esse documento, quais são as suas funções e como emitir o DANFE online. Boa leitura!

O que é o DANFE?

Desde que foi implantada, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tornou mais prático e moderno nosso sistema de controle e fiscalização tributária. Esse documento assumiu uma forma exclusivamente digital, podendo ser acessado somente por computadores e dispositivos móveis.

No entanto, há momentos em que é necessário ter uma representação física da NF-e. É aí que entra o DANFE, sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

O DANFE é uma representação gráfica da NF-e, ou seja, um resumo impresso que contém os principais dados e elementos do produto que foi comprado, além de dados do destinatário, do emissor — como razão social e CNPJ — e da transportadora.

Apesar de importante e obrigatório, o DANFE não possui valor fiscal e nem pode substituir a NF-e — ele é apenas um facilitador do acesso a seus dados.

Vale ressaltar que não há diferenças entre os termos DANFE e DANFE online, pois, embora seja comum a utilização desse último, não há um documento que cumpra essa função apenas no ambiente virtual. O nome DANFE online geralmente se refere à maneira como esse documento é emitido: pela internet.

Quais as funções do DANFE online?

Esse documento é especialmente utilizado para acompanhar o transporte de mercadorias e fazer a fiscalização da operação em curso, já que comprova a origem, o destino e o recolhimento de impostos.

Um caminhão de entregas, por exemplo, não pode transportar mercadorias sem que estas estejam acompanhadas dos DANFEs impressos. Em caso de fiscalização, o veículo poderá ser multado se não tiver em posse desses documentos.

O DANFE também permite que o detentor possa confirmar a existência efetiva da Nota Fiscal por meio de uma simples consulta na internet pelo Portal Nacional da NF-e.

Entre as funções do DANFE online, estão:

  • conter a chave numérica com 44 posições que darão acesso à NF-e e um código de barras para facilitar a leitura da chave;

  • acompanhar a mercadoria em trânsito, contendo o resumo das informações sobre a operação em curso (produto, valores, emitente, destinatário, etc);

  • auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emiti-la;

  • colher a assinatura do destinatário para comprovação de entrega da mercadoria.

Assim, o DANFE possibilita uma maior transparência para as empresas. Afinal, por meio dele é possível consultar os dados das notas fiscais diretamente na internet, pelos sites da SEFAZ e da Receita Federal.

Quais as diferenças entre DANFE online e XML?

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica, diferentemente do DANFE, é um documento que possui validade jurídica. Ele dispensa a impressão, pois é entregue de forma digital para a Secretaria da Fazenda e para a Receita Federal.

O XML é o formato padrão de registro da Nota Fiscal Eletrônica ou seja, contém todas as informações, inclusive as que não estão impressas no DANFE online.

Entre as informações exigidas para o XML da Nota Fiscal estão:

  • dados da NF-e;

  • dados do emitente e do destinatário;

  • dados dos produtos ou serviços;

  • dados relativos aos impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS;

  • dados adicionais como fonte de impressão da Nota Fiscal e DANFE;

  • dados de cobranças.

O formato XML é lido por computadores e dispositivos móveis e, normalmente, é utilizado para gerenciar notas fiscais. Esse arquivo tem um layout padrão, que é frequentemente atualizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), visando sempre um maior controle das transações comerciais.

Por meio do arquivo XML pode-se obter uma chave de acesso para baixar o DANFE em um software ou por um site como o SEFAZ, por exemplo. Por ter validade jurídica para a empresa, esse documento deve ser armazenado por 5 anos, prazo previsto em lei vigente.

Já o DANFE, embora tenha informações precisas, é um documento que não tem validade jurídica para a empresa emitente.

É importante ressaltar que o DANFE não é um arquivo XML. Ele é um arquivo gerado PDF, seja pelo seu software emissor de notas fiscais, seja pelas plataformas digitais. Isso facilita sua visualização e sua impressão, independentemente do dispositivo utilizado.

Como emitir o DANFE online?

Um DANFE deverá ser gerado sempre que você emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, antes da circulação de uma mercadoria. Vale lembrar que esse documento só poderá ser impresso pelo emissor depois da autorização da NF-e pela Secretaria da Fazenda.

Por questões de segurança, o Ministério da Fazenda recomenda que o DANFE seja emitido pelo mesmo portal, sistema ou aplicativo em que for emitida a NF-e até mesmo para evitar divergências nas informações.

O DANFE deve ser impresso em papel comum, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e, no máximo, ofício 2 (230 a 330 mm) — para isso, podem ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

O documento pode conter outros elementos gráficos, contanto que não prejudiquem a leitura de suas informações ou do seu código de barras. No seu verso, poderão ser impressas informações complementares, de interesse do emitente, em espaço de, no máximo, 50% da folha.

Sua empresa pode facilmente emitir um DANFE por meio de um software específico que, atuando de forma integrada com a SEFAZ, tornará o processo mais simples e organizado, de forma a otimizar seu tempo e melhorar sua gestão contábil.

Como vimos, o DANFE é um documento importante para a realização de uma transação comercial segura e transparente, e pode, inclusive, representar a NF-e em caso de contingência.

Para fazer uma boa gestão contábil, portanto, o contador precisa entender esses conceitos e saber como emitir DANFE online de forma eficiente, utilizando as ferramentas que estiverem ao seu alcance para facilitar o processo.

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