6 motivos para utilizar software de contabilidade na nuvem

6 motivos para utilizar software de contabilidade na nuvem

As tecnologias em nuvem, que antes eram apenas uma tendência, já se tornaram realidade em grande parte das empresas. Na área contábil, não é diferente: o mercado de software de contabilidade na nuvem está em plena expansão.

O cloud computing, de forma simples, é a entrega da computação como serviço que torna possível o acesso, a integração e o compartilhamento de dados, informações, arquivos e recursos por meio de qualquer computador, tablet ou celular com conexão com a internet.

Com o crescimento desse modelo de computação, a expectativa é de que o mercado de sistemas no modelo de software como serviço (SaaS) tenha o seu volume quadruplicado até 2024, passando dos atuais 12 bilhões de dólares para a marca dos 50 bilhões de dólares movimentados.

Segundo afirmação de Sholto Macpherson, especialista em tecnologia contábil, o mundo caminha para o software na nuvem, e a área de contabilidade é uma das mais impactadas por essas ferramentas digitais.

Diante desse cenário, você da área contábil, que deseja manter-se atualizado, de forma a acompanhar as evoluções e melhorar a gestão do seu escritório, precisa estar atento ao uso dessas tecnologias.

Para ajudá-lo, listamos a seguir seis motivos pelos quais a utilização de um software na nuvem facilita os processos contábeis das empresas.

1. Flexibilidade e agilidade

O uso de software de computação em nuvem proporciona grande flexibilidade às empresas, que passam a ter acesso a seus dados e informações de qualquer lugar — inclusive fora do escritório — e a qualquer hora. 

Todos os documentos do escritório e registros de movimentações passam a ser armazenados na nuvem, e são facilmente acessados por meio de seu login no computador, tablet ou celular. 

Dessa forma, é possível realizar consultas, organizar seus documentos e enviá-los para seu clientes, tudo de maneira rápida e segura, o que propicia grande melhoria na colaboração entre todos os envolvidos no negócio.

Segundo pesquisa realizada pela HBR, com 452 executivos de negócios e de TI ao redor do mundo, 71% deles acreditam que a agilidade é uma das maiores vantagens proporcionadas pela tecnologia na nuvem.

2. Aumento da produtividade

Com a tecnologia na nuvem, você poderá fazer a gestão on-line das movimentações e dos documentos do escritório, os quais serão mantidos sempre atualizados e disponíveis para a empresa e seus clientes.

A organização proporcionada pelo software diminui o tempo gasto com processamento e classificação de dados, além de reduzir o trabalho despendido com o manuseio de documentos físicos, que atrapalham a rotina do escritório e, muitas vezes, são motivo de retrabalho.

A automatização de tarefas torna os processos mais ágeis e facilita a execução das atividades diárias, o que reflete diretamente no aumento da produtividade dos colaboradores e, consequentemente, nos resultados da empresa.

3. Proteção dos documentos 

O excesso de papelório acontece com frequência na rotina dos escritórios de contabilidade. A grande demanda de documentação por parte dos clientes acaba gerando gasto de tempo e torna o ambiente propenso à desorganização e extravios.

Isso sem falar nas consequências graves que podem decorrer da perda de documentos importantes, como multas e impacto negativo na credibilidade do escritório, além do vazamento de informações.

Estando essas informações protegidas e reunidas em um só lugar, que é a nuvem, os problemas relacionados à perda de documentos estarão resolvidos.

4. Segurança da informação

A questão da segurança da informação é crucial para a área da contabilidade, pois os registros contábeis costumam ser altamente sigilosos. 

Nesse sentido, o armazenamento na nuvem vai permitir que toda a sua documentação fique seguramente armazenada, de forma a evitar furtos, ação de hackers e danos físicos que possam interferir na sua integridade.

Além disso, todas as informações armazenadas nesse sistema têm backup, o que garante a recuperação dos dados, se necessário.

5. Vantagem competitiva

O modelo da computação em nuvem teve rápida aceitação entre as empresas, incluindo as pequenas e médias, e está facilitando a adoção da inovação na área contábil.

Com as vantagens que o software na nuvem proporciona, as empresas tornam os seus serviços mais ágeis, pois adquirem flexibilidade para operar, além de conseguirem a integração necessária para automatizar e conectar todos os processos da empresa.

A adoção desses sistemas impulsiona a eficiência, reduz os custos e gera mobilidade para a empresa. Tudo isso, certamente, passa a ser percebido pelo cliente. 

6. Redução de custos com infraestrutura

O armazenamento na nuvem também vai ajudar a empresa a reduzir os seus custos e a ter maior controle financeiro sobre as suas atividades.

O uso do software contábil evita o investimento de grandes quantias para aquisição e instalação de hardware, como servidores físicos, por exemplo, além de dispensar que a empresa tenha um local físico para armazenamento de todos os documentos.

Você também reduzirá os gastos com manutenção de redes ou equipamentos para alocar as informações. Além disso, o modelo em nuvem não exige que o cliente capacite os seus profissionais para manter o sistema em funcionamento.

Tudo isso permite que o contador gaste menos recursos de dinheiro e de tempo com questões operacionais e foque a sua atuação nas questões estratégicas do seu negócio — como o relacionamento com os clientes  para possibilitar o crescimento do escritório.

Como visto, o software de contabilidade na nuvem vem conquistando cada vez mais usuários devido às inúmeras vantagens que proporciona às empresas, facilitando as práticas do dia a dia e utilizando a tecnologia para otimizar os processos de trabalho.

Entre os benefícios, a curto e longo prazo, trazidos pelas soluções na nuvem ainda estão a agilidade na base de dados, o maior potencial analítico, a comparação e avaliação de cenários e acessos por meio de aplicativos móveis para detectar problemas e mudanças.

Tudo isso torna a gestão do escritório mais eficiente e se reflete em melhores resultados para a empresa. Todo contador, portanto, que deseja crescer e apresentar bom desempenho, precisa estar atento para acompanhar as evoluções trazidas pelas novas tecnologias.

Investir em um software de contabilidade na nuvem agrega novos valores para a empresa, que passa a atuar em tempo real, compartilhando informações de forma eficiente e segura entre todos os seus funcionários e parceiros.

Este post foi útil para você? Entendeu como a utilização de um software de contabilidade na nuvem pode ser vantajosa para alavancar a sua empresa? Então, entre em contato conosco agora mesmo e conheça as nossas soluções personalizadas para otimizar o seu trabalho.

Aprenda o que é e como emitir o DANFE online

Aprenda o que é e como emitir o DANFE online

Você provavelmente já sabe que é preciso dominar uma infinidade de termos e siglas para entender tudo sobre o universo fiscal. Além disso, compreender os conceitos e as práticas da área é fundamental para a boa gestão contábil de pequenas, médias e grandes empresas.

Quando nos referimos à movimentação de mercadorias e ao controle da fiscalização e dos transportes, um importante conceito que precisa ser compreendido é o do DANFE, um documento que tem funções bem específicas para auxiliar na gestão da Nota Fiscal Eletrônica.

Confira este artigo para saber o que é esse documento, quais são as suas funções e como emitir o DANFE online. Boa leitura!

O que é o DANFE?

Desde que foi implantada, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tornou mais prático e moderno nosso sistema de controle e fiscalização tributária. Esse documento assumiu uma forma exclusivamente digital, podendo ser acessado somente por computadores e dispositivos móveis.

No entanto, há momentos em que é necessário ter uma representação física da NF-e. É aí que entra o DANFE, sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

O DANFE é uma representação gráfica da NF-e, ou seja, um resumo impresso que contém os principais dados e elementos do produto que foi comprado, além de dados do destinatário, do emissor — como razão social e CNPJ — e da transportadora.

Apesar de importante e obrigatório, o DANFE não possui valor fiscal e nem pode substituir a NF-e — ele é apenas um facilitador do acesso a seus dados.

Vale ressaltar que não há diferenças entre os termos DANFE e DANFE online, pois, embora seja comum a utilização desse último, não há um documento que cumpra essa função apenas no ambiente virtual. O nome DANFE online geralmente se refere à maneira como esse documento é emitido: pela internet.

Quais as funções do DANFE online?

Esse documento é especialmente utilizado para acompanhar o transporte de mercadorias e fazer a fiscalização da operação em curso, já que comprova a origem, o destino e o recolhimento de impostos.

Um caminhão de entregas, por exemplo, não pode transportar mercadorias sem que estas estejam acompanhadas dos DANFEs impressos. Em caso de fiscalização, o veículo poderá ser multado se não tiver em posse desses documentos.

O DANFE também permite que o detentor possa confirmar a existência efetiva da Nota Fiscal por meio de uma simples consulta na internet pelo Portal Nacional da NF-e.

Entre as funções do DANFE online, estão:

  • conter a chave numérica com 44 posições que darão acesso à NF-e e um código de barras para facilitar a leitura da chave;

  • acompanhar a mercadoria em trânsito, contendo o resumo das informações sobre a operação em curso (produto, valores, emitente, destinatário, etc);

  • auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emiti-la;

  • colher a assinatura do destinatário para comprovação de entrega da mercadoria.

Assim, o DANFE possibilita uma maior transparência para as empresas. Afinal, por meio dele é possível consultar os dados das notas fiscais diretamente na internet, pelos sites da SEFAZ e da Receita Federal.

Quais as diferenças entre DANFE online e XML?

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica, diferentemente do DANFE, é um documento que possui validade jurídica. Ele dispensa a impressão, pois é entregue de forma digital para a Secretaria da Fazenda e para a Receita Federal.

O XML é o formato padrão de registro da Nota Fiscal Eletrônica ou seja, contém todas as informações, inclusive as que não estão impressas no DANFE online.

Entre as informações exigidas para o XML da Nota Fiscal estão:

  • dados da NF-e;

  • dados do emitente e do destinatário;

  • dados dos produtos ou serviços;

  • dados relativos aos impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS;

  • dados adicionais como fonte de impressão da Nota Fiscal e DANFE;

  • dados de cobranças.

O formato XML é lido por computadores e dispositivos móveis e, normalmente, é utilizado para gerenciar notas fiscais. Esse arquivo tem um layout padrão, que é frequentemente atualizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), visando sempre um maior controle das transações comerciais.

Por meio do arquivo XML pode-se obter uma chave de acesso para baixar o DANFE em um software ou por um site como o SEFAZ, por exemplo. Por ter validade jurídica para a empresa, esse documento deve ser armazenado por 5 anos, prazo previsto em lei vigente.

Já o DANFE, embora tenha informações precisas, é um documento que não tem validade jurídica para a empresa emitente.

É importante ressaltar que o DANFE não é um arquivo XML. Ele é um arquivo gerado PDF, seja pelo seu software emissor de notas fiscais, seja pelas plataformas digitais. Isso facilita sua visualização e sua impressão, independentemente do dispositivo utilizado.

Como emitir o DANFE online?

Um DANFE deverá ser gerado sempre que você emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, antes da circulação de uma mercadoria. Vale lembrar que esse documento só poderá ser impresso pelo emissor depois da autorização da NF-e pela Secretaria da Fazenda.

Por questões de segurança, o Ministério da Fazenda recomenda que o DANFE seja emitido pelo mesmo portal, sistema ou aplicativo em que for emitida a NF-e até mesmo para evitar divergências nas informações.

O DANFE deve ser impresso em papel comum, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e, no máximo, ofício 2 (230 a 330 mm) — para isso, podem ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

O documento pode conter outros elementos gráficos, contanto que não prejudiquem a leitura de suas informações ou do seu código de barras. No seu verso, poderão ser impressas informações complementares, de interesse do emitente, em espaço de, no máximo, 50% da folha.

Sua empresa pode facilmente emitir um DANFE por meio de um software específico que, atuando de forma integrada com a SEFAZ, tornará o processo mais simples e organizado, de forma a otimizar seu tempo e melhorar sua gestão contábil.

Como vimos, o DANFE é um documento importante para a realização de uma transação comercial segura e transparente, e pode, inclusive, representar a NF-e em caso de contingência.

Para fazer uma boa gestão contábil, portanto, o contador precisa entender esses conceitos e saber como emitir DANFE online de forma eficiente, utilizando as ferramentas que estiverem ao seu alcance para facilitar o processo.

Este post foi útil para você? Entendeu um pouco mais sobre o DANFE online e sua importância para a área fiscal? Então assine agora mesmo a nossa newsletter e continue recebendo conteúdos relevantes para melhorar a gestão de seu escritório!

Dúvidas sobre como declarar investimentos no imposto de renda? Tire aqui!

Dúvidas sobre como declarar investimentos no imposto de renda? Tire aqui!

Muitos brasileiros ainda veem a declaração do Imposto de Renda (IR) como um verdadeiro pesadelo. Quais tributos devem ser lançados ainda é uma das principais dúvidas das pessoas. Para ajudá-lo nesse processo, vamos explicar os principais pontos sobre como declarar investimentos no Imposto de Renda.

Cadernetas de poupança, títulos no tesouro direto, CBD, ações, entre outros. Esses são os modelos mais comuns usados no Brasil, mas a maioria das pessoas ainda desconhece como cada formato deve ser declarado ao Leão.

Neste artigo, explicaremos para você quais investimentos devem ser declarados e como fazê-lo da forma correta. Confira!

Quais investimentos devem ser declarados?

Em razão da obrigatoriedade de o contribuinte declarar seus rendimentos ao Leão, todos os investimentos devem constar no documento enviado à Receita Federal. Nesse campo, são incluídos os rendimentos do ano anterior à declaração até aqueles que a pessoa possuía antes da necessidade de declarar o Imposto.

Aqui, listamos os principais tipos de investimentos e suas particularidades:

Poupança

Mesmo com o menor índice de rendimento, a poupança ainda é o investimento mais usado pelos brasileiros. Seus rendimentos são isentos de tributação e devem ser lançados na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis.

A declaração dos dividendos da Poupança é obrigatória em valores a partir de R$ 140.

Fundos de Renda Fixa

Tesouro Direto e CDB são investimentos conhecidos como os fundos de renda fixa. Esse tipo de aplicação deve ser declarada na ficha de Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva/Definitiva.

Sua previsibilidade de ganhos e alíquotas de IR regressivas são grandes atrativos para as pessoas que investem nesse formato.

Por exemplo: as aplicações de até 180 dias têm desconto de 22,5%; já para aquelas com mais 360 dias, o desconto é de 20%; e, acima dos 720 dias, o valor de desconto é de 15%.

Ações

No caso dos investimentos em ações, o mínimo que deve ser declarado é de R$ 1 mil. Caso o contribuinte compre ações, elas precisam ser incluídas no campo “Bens e Direitos”. Já os seus rendimentos devem constar na ficha de “Renda Variável”.

A tributação para essa modalidade é de 15%¨do valor ganho nos investimentos superiores ao valor de R$ 20 mil por mês.

LCI, LH, LCA e CRI

As Letras de Crédito Imobiliário, Letras Hipotecárias, Letras de Crédito do Agronegócio e o Certificado de Recebíveis Imobiliários são aplicações isentas de tributação. Assim como a Poupança, devem ser declaradas na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis.

Qual valor mínimo de investimentos deve ser declarado?

A declaração de bens é obrigatória no caso de rendimentos tributáveis acima de R$ 28 mil ou quando o contribuinte possui bens acumulados superiores aos R$ 300 mil. Contudo, ainda que a pessoa não tenha esse valor mínimo, o mais seguro e recomendado é sempre incluir as informações financeiras na declaração à Receita.

Quais os documentos necessários na hora de declarar?

Para auxiliar na declaração do Imposto, bancos e operadoras financeiras enviam ao contribuinte o chamado Informe de Rendimentos. Nele, é possível obter todas as informações sobre os valores de cada investimento.

Os investimentos em outros países precisam ser declarados?

Os investimentos realizados no exterior precisam ser declarados, assim como as modalidades citadas anteriormente. Nesses casos, é preciso informar o valor da moeda de origem e a data de aquisição dessas aplicações.

Como incluir essas informações?

Os investimentos devem ser incluídos na ficha referente aos Bens e Direitos. Os valores de saldo do ano anterior estão entre as informações que devem constar na declaração. Normalmente, as instituições financeiras enviam anualmente essas informações aos contribuintes.

Cada tipo de investimento deve ser classificado de acordo com a sua natureza. Portanto, os dados referentes ao CDB devem estar no item 45, já as informações sobre a Poupança devem constar no item 41, e assim sucessivamente.

É preciso ter muita atenção e saber como declarar investimentos no Imposto de Renda, pois cada um tem sua forma de tributação e isso será essencial para não cair na temida malha fina. Com as informações necessárias, você verá como é simples preencher sua declaração à Receita Federal.

E você, o que achou das nossas dicas? Gostou do nosso artigo? Assine nossa newsletter e saiba tudo sobre o mundo das finanças! 

O que é nota fiscal denegada e como resolver o problema?

O que é nota fiscal denegada e como resolver o problema?

A recente implementação da escrituração eletrônica trouxe maior agilidade aos processos de envio de notas para o controle do fisco. Um desses processos diz respeito à nota fiscal denegada, situação em que a NF-e é enviada, mas não aceita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). A operação comercial, portanto, passa a ser inválida para efeito de tributação.

Saiba como proceder em caso de denegação de notas, acompanhe o artigo até o final e evite prejuízos e perda de tempo com notas fiscais emitidas ou recebidas irregularmente.

As causas para nota fiscal denegada

A denegação de nota fiscal tem como causa irregularidades na Inscrição Estadual de uma das partes na operação comercial. Geralmente, essas discrepâncias são detectadas em função do CNPJ estar suspenso, cancelado ou em processo de exclusão do cadastro da Receita Federal.

Nos termos da lei, o Decreto nº 45.267, de 01 de junho de 2015, é o dispositivo que regulamenta os casos em que a NF-e será denegada. Além disso, no ajuste SINIEF 07/05, está previsto o armazenamento do respectivo arquivo XML da nota denegada, da mesma forma que as notas regulares, pelo prazo de 5 anos.

A denegação de uma nota se consubstancia somente após a emissão para os servidores da Sefaz. Ou seja, significa que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) foi impresso, com a respectiva gravação de dados nos registros da Secretaria da Fazenda.

Diferenças em relação à NF-e rejeitada

Existe ainda um segundo caso, parecido com a denegação de nota, a rejeição da NF-e. A diferença é que a nota rejeitada não é processada pelos servidores da Sefaz. Não há gravação de dados e, assim, é como se a nota não tivesse sido emitida.

Isso permite que seu número seja utilizado em uma nova emissão, o que não acontece com notas denegadas. Existem mais de 600 situações em que uma nota pode ser rejeitada, enquanto a denegação só acontece quando se caracterizam os erros:

  • 301 — emitente com Inscrição Estadual irregular perante o fisco;

  • 302 — destinatário em situação junto ao fisco irregular;

  • 303 — destinatário desabilitado a realizar transações na UF.

Um erro que pode acontecer ao reenviar a nota fiscal que tenha sido denegada é a reutilização do número invalidado, caracterizado pelo código 205. Nesse caso, basta seguir a ordem numérica seguinte, para que a nova nota fiscal seja aceita. Dica: para consultar a numeração de uma nota, utilize um farejador de notas fiscais.

O que fazer para evitar a denegação

A nota fiscal denegada pode representar um sério problema quando o destinatário não está em condições de fazer transações comerciais válidas. O emissor fica impossibilitado de receber pela mercadoria vendida, ou seja, na iminência de ter prejuízos.

Uma maneira simples de evitar esse transtorno é uma consulta no site da Sintegra. Basta escolher o estado onde fica a empresa que vai receber a nota e consultar pela sua situação cadastral.

Por outro lado, a consulta individualizada por empresas, assim como o envio de notas fiscais manualmente, é inviável quando a empresa lida com múltiplos fornecedores. Nesse caso, apenas com um sistema de automação é possível garantir o envio de NF-e sem risco de ocorrer a nota fiscal denegada.

Ficou interessado no assunto e quer garantir o envio e recebimento de notas fiscais corretamente? Acesse agora mesmo nosso artigo sobre cancelamento de nota fiscal eletrônica!

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTE-s): entenda as vantagens!

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTE-s): entenda as vantagens!

Provavelmente você já ouviu falar sobre CT-e e é possível que o tenha confundido com a Nota Fiscal Eletrônica. Ou ainda que tenha pensado que ambos se tratam do mesmo tipo de documento. Por mais que essa linha de raciocínio seja bastante coerente, existem diferenças entre esses dois documentos que todo bom contador precisa conhecer.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou CT-e, é um documento digital e, assim como a NF-e, também é emitido e armazenado de forma eletrônica. Seu principal objetivo é documentar a prestação de serviço de transporte ou frete de cargas, independentemente da modalidade (ferroviária, aérea, rodoviária, aquática, etc). 

O que garante sua validade jurídica é a assinatura digital do emitente, assegurando sua autoria e integridade, e a recepção e autorização de uso concedidas pelo Fisco. O CT-e é reconhecido e válido em todo território nacional. 

Pronto para saber mais sobre o funcionamento desse documento e suas principais vantagens? Continue a leitura! 

Quais documentos em papel o CT-e substitui? 

De acordo com a Secretaria da Fazenda, a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos fiscais: 

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Vale lembrar que todos os documentos que não são substituíveis pelo CT-e devem continuar sendo emitidos em conformidade com a legislação em vigor.

Quais suas principais vantagens? 

O Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado para proporcionar benefícios a todos os envolvidos na prestação de serviço, desde as empresas de transportes de cargas ao escritório de contabilidade e o Fisco em si.

Para as empresas transportadoras, as principais vantagens do CT-e são:  

  • Redução dos custos de impressão de documentos fiscais e de aquisição de papel, já que o documento é emitido eletronicamente; 
  • Diminuição dos custos de armazenagem de documentos; 
  • Eliminação dos erros de preenchimento, uma vez que não é permitida a emissão do CT-e com falhas de digitação;
  • Diminuição do tempo que os motoristas gastam parados em postos fiscais;
  • Maior agilidade no processo de fiscalização de cargas. 

Para os escritórios de contabilidade, os benefícios também são significativos: 

  • Maior facilidade e simplificação da escrituração contábil e fiscal;
  • Facilidade na emissão do CT-e por meio da utilização do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos);
  • Oportunidades de oferecer serviços e consultoria contábil relacionados ao uso do CT-e.

Quais empresas devem emitir Conhecimento de Transporte Eletrônico? 

Ainda segundo a Secretaria da Fazenda, na data do dia 22 de dezembro de 2011, foi publicado o Ajuste SINIEF 08/12, que tornou obrigatória a emissão de CT-e em substituição aos documentos equivalentes impressos em papel.

O Ajuste SINIEF 08/12 estipula na primeira cláusula que ficam obrigados a usar o CT-e os contribuintes do ICMS a partir das seguintes datas:

I – 1 de dezembro de 2012, para os contribuintes do modal:

  • Rodoviário relacionados no Anexo Único;
  • Dutoviário;
  • Aéreo;
  • Ferroviário.

II – 1 de março de 2013, para os contribuintes do modal aquaviário;

III – 1 de agosto de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário cadastrados com regime de apuração normal.

IV – 1º de dezembro de 2013, para os contribuintes:

  • Do modal rodoviário, optantes pelo regime do Simples Nacional;
  • Cadastrados como operadores no sistema Multimodal de Cargas;

“Parágrafo único. Ficam mantidas as obrigatoriedades estabelecidas pelas unidades federadas em datas anteriores a 31 de dezembro de 2011”.

Conclusão

Como você viu, conhecer o que é e como o Conhecimento de Transporte Eletrônico funciona é essencial para que você se mantenha atualizado e eleve seu nível de serviços prestados dentro da contabilidade. Agora que você já sabe tudo sobre CT-e, já pode auxiliar seus clientes com o que eles precisarem a respeito do assunto. 

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Escritório de contabilidade e eSocial: quais são os desafios?

Escritório de contabilidade e eSocial: quais são os desafios?

A tecnologia chegou com tudo para revolucionar praticamente todos os setores. Sistemas novos surgem a todo momento para facilitar e otimizar os processos. Quer um exemplo? Você sabe quais as vantagens e os desafios da relação entre contabilidade e eSocial?

Previsto para entrar em vigor em janeiro de 2018, o sistema deverá aplicar-se a empresas que tenham um faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Entretanto, a ideia é que, até julho, todas as empresas tenham aderido a ele, independentemente do faturamento. A implantação só está começando pelas maiores.

O objetivo principal é diminuir as fraudes que têm aumentado as despesas do governo com o Seguro Desemprego e outros benefícios. Trata-se de um sistema de escrituração digital, no qual as informações trabalhistas dos funcionários passarão a ser preenchidas em um único formulário que a enviará a todos os órgãos do sistema.

Entretanto, como toda mudança em fase de implementação, essa novidade traz consigo alguns desafios. Vencê-los significa ter acesso às vantagens provenientes deles. Se você está se perguntando como fazê-lo, listamos abaixo algumas boas práticas a serem adotadas. Confira!

Treinamento de colaboradores

De nada adianta avisar a todos os colaboradores que a empresa passará por mudanças e não explicar a eles como se dará o processo. É importante que as áreas de TI, financeira, fiscal, contábil, jurídica, medicina no trabalho e RH estejam cientes de tudo o que vai mudar.

Busque cursos e consultorias especializadas no assunto para que, quando chegar a hora da implantação do sistema, todos estejam cientes de como devem agir. Tudo fluirá naturalmente se cada um souber o seu papel nesse modelo de instituição. É por isso que é tão necessário que todos recebam o treinamento adequado.

Orientação aos clientes

Se os colaboradores precisam estar cientes das mudanças, os clientes também não devem ficar de fora dessa corrente de informação. As formas de entregar os dados ao fisco mudará, e eles também precisam saber disso.

Uma empresa que trabalha com essa transparência permite que o cliente também participe dos acontecimentos, quanto a regras e procedimentos. Dessa forma, fica mais fácil fazer correções ou solicitar alguma ação necessária: eles já estarão sabendo por que você está solicitando algo que nunca havia pedido antes.

Atenção às novas normas e procedimentos

Até agora falamos sobre informar colaboradores e clientes das mudanças que estão por vir. Mas e você? Sabe exatamente o que vai mudar e quais os novos procedimentos a serem aplicados?

Antes de mais nada, é importante buscar o máximo de informação possível sobre o eSocial. Como passar informação a outros departamentos e clientes quando nem você mesmo entende bem do que está falando? Portanto, antes de sair divulgando informações, certifique-se de que você entendeu corretamente o funcionamento do novo sistema e tire todas as suas dúvidas.

Análise da empresa

Se as pessoas são diferentes umas das outras, com as empresas não funciona de forma distinta. Algumas têm maior flexibilidade e abertura a mudanças do que outras. Portanto, diante de uma mudança que está por vir, você precisa analisar o grau de dificuldade de implantação.

A cultura da organização pode sofrer impactos, já que todos os setores ganharão novas responsabilidades e, até mesmo, atribuições. Há empresas altamente inovadoras, que veem mudanças como oportunidades de crescimento e desenvolvimento.

Outras, porém, não estão fechadas a mudanças, mas encontram alguma dificuldade para adaptar-se quando elas chegam. E há ainda aquelas que apresentam grande resistência a qualquer processo que fuja do “script” ao qual estão acostumadas. Esse último modelo pode demorar um pouco mais a entender o objetivo do novo sistema e por que deve aderir a ele.

É por isso que essa análise é tão importante para determinar as vias que serão utilizadas para que a organização se adapte ao novo sistema e tenha acesso as melhorias trazidas por ele.

O ideal é que a empresa incorpore em seus valores a ideia de que, na maior parte das vezes, as mudanças vêm para que melhorias sejam feitas. O crescimento não é possível quando não estamos abertos a mudar procedimentos e conceitos. Essa visão mais positiva ajuda a organização a adaptar-se melhor a novos procedimentos.

Identificação e correção de inconformidades

Se você já identificou o quanto a sua empresa é resistente a mudanças, chegou a hora de descobrir o quanto ela precisará mudar. Para isso, é necessário identificar processos que estão sendo feitos de maneira errada para poder adequá-los às novas regras.

Faça uma análise tributária a fim de identificar irregularidades e não hesite em corrigí-las. Persistir no erro pode trazer uma série de transtornos futuros. E isso é desnecessário visto que agora você já conhece as novas regras.

A partir daí, é possível desenvolver uma espécie de cartilha com o passo a passo e a documentação necessária para cada processo. E o departamento responsável deve estar ciente disso e consultá-la sempre que surgir alguma dúvida.

E o que a empresa “ganha” com isso?

A essa hora você deve estar se perguntando quais os benefícios que esse sistema traz para a empresa. Uma das grandes vantagens é o alinhamento e padronização de informações. Todas as organizações e empresas contábeis utilizarão um sistema unificado e isso permite a troca de informações e experiências entre os profissionais.

Um outro aspecto importante é a agilidade no envio de informações. Quando falamos em um sistema online, estamos nos referindo à troca de dados em tempo real. Sendo assim, o funcionário não fica sujeito à grande espera para concretizar sua contratação ou rescisão. Os prazos de envio de formulários não mais existirão: tudo será transmitido através do eSocial.

Além disso, o relacionamento entre empresas, seus contadores e o fisco se tornará mais estreito e transparente, visto que as informações correrão em tempo real e se tornarão mais precisas e corretas.

 

Entendeu quais são as vantagens e desafios da relação entre contabilidade e eSocial? Viu só como esse novo sistema pode ajudar a sua empresa no desenvolvimento? Contar com uma boa contabilidade nessas horas é fundamental. Entre em contato conosco e tenha acesso aos melhores serviços contábeis do mercado.