Entenda a EFD-REINF e seus impactos na sua rotina fiscal

Entenda a EFD-REINF e seus impactos na sua rotina fiscal

O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED surgiu com o intuito de unificar as informações e documentos integrantes da escrituração contábil e fiscal dos empresários e pessoas jurídicas, representando um avanço na informatização das relações entre os contribuintes e o fisco.

Profissionais do setor fiscal ou da área de tecnologia da informação já devem estar cientes de que, recentemente, o sistema teve a instituição de um novo módulo: o EFD-REINF, que visa complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial.

A obrigatoriedade da EFD REINF, que inicia em 2018, terá impacto na rotina fiscal dos escritórios contábeis, os quais devem se adaptar à nova regra para envio de suas obrigações acessórias.

Quer entender o que é e como funciona o EFD-REINF? Continue acompanhando!

O que é a EFD-REINF?

O EFD-REINF, Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída, é um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

O novo módulo busca integrar as informações até então exigidas na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (Gfip) e na EFD-Contribuições, se tornando um substituto dessa última, que hoje apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

O envio por EFD-REINF deve ser usado por pessoas físicas e jurídicas em complemento ao eSocial, tendo como objeto as retenções do contribuinte que não tenham relação com o trabalho, além das informações acerca da receita bruta para apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

O que muda com a obrigatoriedade da EFD-REINF?

O início da obrigatoriedade de adoção da EFD-REINF implica, além da substituição da EFD-Contribuições, a substituição de informações de outras obrigações acessórias, como DIRF, GFIP e obrigações referentes a outros órgãos do governo, como a RAIS e o CAGED.

Dentre as informações a serem prestadas pela EFD-REINF estão as relacionadas:

  • aos serviços feitos mediante empreitada ou cessão de mão de obra;
  • às contribuições retidas na fonte (IR, COFINS, PIS/PASEP, CSLL) que incidam sobre os pagamentos efetuados às pessoas físicas ou jurídicas;
  • às empresas sujeitas à CPRB;
  • à promotoras de evento envolvendo associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional;
  • à apuração da contribuição previdenciária substituída e à comercialização da produção pelas agroindústrias e demais produtores rurais que sejam pessoas jurídicas.

No primeiro momento, a EFD-REINF substituirá a GFIP em relação às informações previdenciárias que não estão contempladas no eSocial. Em um segundo momento, após ter sido implantado, o módulo substituirá também a DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.

O módulo EDF-REINF, instituído pela Instrução Normativa 1701 em 14 de março de 2017, tinha o seu cronograma de implantação previsto para os meses de janeiro e julho de 2018. Mas, recentemente, o Governo Federal divulgou a prorrogação das datas de início de implementação do módulo. 

A obrigatoriedade, então, passa a ser escalonada da seguinte forma:

  • empresas do primeiro grupo — aquelas com faturamento superior a 78 milhões — deverão enviar os seus eventos pela EFD-REINF a partir de 1º de maio de 2018;
  • os contribuintes do segundo grupo, as empresas com faturamento de até 78 milhões, têm o prazo prorrogado para 1º de novembro de 2018;
  • já as empresas pertencentes ao terceiro grupo, que são os órgãos públicos, começarão a enviar os seus eventos a partir de 1º de maio de 2019.

Conforme previsto em Nota Técnica da RFB, o registro com informações de Retenções na Fonte não terá envio obrigatório no começo de 2018. A DIRF, portanto, não será substituída de imediato.

Quais as empresas abrangidas?

De acordo com informações da Receita Federal, estão obrigadas à transmissão do EFD-REINF, entre outras:

  • as pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
  • as pessoas jurídicas que contratam e prestam serviços mediante cessão de mão de obra;
  • as pessoas jurídicas responsáveis por reter contribuições para o PIS/PASEP, COFINS E CSLL;
  • as pessoas físicas e jurídicas que creditaram ou pagaram rendimentos sobre os quais haja incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • o produtor rural pessoa jurídica ou agroindústria, quando sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta da comercialização da produção rural.

As Microempresas e as optantes pelo Simples Nacional não ficarão dispensadas da obrigatoriedade da EFD-REINF.

Como as empresas devem se preparar?

A EFD-REINF deverá ser transmitida ao SPED mensalmente até o dia 20 do mês subsequente à escrituração. Será composta por um total de 14 eventos, os quais não precisam ser enviados de uma única vez, ou seja, podem ser entregues em partes.

Com a proximidade da obrigatoriedade de início dos envios, as empresas precisam adequar os seus sistemas de gestão para fazerem a transmissão eficiente das informações fiscais para o SPED, de acordo com os layouts estabelecidos pela Receita Federal.

Nesse sentido, as empresas devem se preparar adotando algumas atitudes:

  • ter atenção ao prazo de entrega;
  • fazer manutenção nos sistemas para evitar erros;
  • melhorar o controle e armazenamento de notas fiscais de serviços;
  • aumentar o controle de processos internos;
  • ficar atentas à segurança das informações geradas;
  • contratar empresas especializadas em consultoria fiscal e contábil.

Como vimos, a EFD-REINF deve ser implantada paralelamente e de forma complementar ao eSocial. Vale ressaltar que a primeira é uma escrituração mais simples, com menos eventos, e cuja implementação se dará de forma progressiva, em três fases distintas: maio de 2018, novembro de 2018 e maio de 2019.

Oportunidade

Esse momento de mudança nas regras de envio de algumas das obrigações acessórias, com a implantação do EFD REINF, é ideal para que os contadores e os demais envolvidos nas atividades de rotina fiscal possam rever os seus processos internos e aperfeiçoar a entrega de seus serviços.

Contar com o auxílio de um software personalizado e manter atualizados os seus sistemas de gestão são atitudes cruciais, que facilitam a adequação do seu escritório às novas obrigações do SPED e trazem benefícios, como maior segurança na transmissão das informações, gestão otimizada do tempo e diminuição de inconformidades e multas.

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6 tendências de tecnologia na contabilidade para facilitar a sua vida

6 tendências de tecnologia na contabilidade para facilitar a sua vida

A tecnologia na contabilidade vem ganhando cada vez mais espaço nos processos corporativos, fator que está está transformando a forma de execução das atividades de vários profissionais, principalmente a do contador. Umas das grandes vantagens de utilizar a tecnologia no trabalho é a facilidade para realizar tarefas diárias com a ajuda de ferramentas específicas.

Para ganhar destaque no mercado de trabalho hoje, o profissional contábil deve ser diferenciado, buscar aprimorar seu conhecimento constantemente, se atualizar e se manter por dentro das inovações que chegam na área da contabilidade.

É importante dizer que a tecnologia na contabilidade não veio para excluir o contador do mercado, e sim para trazer certos benefícios, como sofisticar o atendimento ao cliente, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de vida dos profissionais, entre outros.

Neste post, você vai conhecer as principais tendências tecnológicas na contabilidade e entender como fazer uso delas para alavancar sua carreira. Acompanhe!

1. Softwares de gestão contábil

Não é novidade que o exercício da contabilidade exige dar conta de vários procedimentos burocráticos, e os softwares de gestão chegaram para simplificar o planejamento, o controle e a execução de atividades diversas, além de gerar relatórios precisos, emitir notas fiscais etc.

Alguns programas são amplos e realizam as mais diversas tarefas que o setor contábil precisa resolver todos os dias, mas também existem sistemas que executam atividades distintas. No mercado, podem ser encontrados softwares especializados em diferentes áreas do setor contábil, como fiscais, de administração pessoal, comercial, entre outros.

2. Aplicativos 

Um dos principais avanços tecnológicos da última década são os smartphones, que rapidamente se transformaram em aliados dos profissionais em suas rotinas de trabalho. Esses gadgets permitem a instalação de aplicativos que facilitam a realização de diferentes tarefas, e geralmente basta uma conexão Wi-Fi para conseguir aproveitar seus benefícios.

Quando pensamos na aplicação dessa tecnologia na contabilidade, é importante que os contadores conheçam os aplicativos criados para facilitar o trabalho contábil, pois provavelmente os clientes tentarão utilizá-los e nem sempre conseguirão fazê-lo com propriedade. Esse será o momento de assessorar os clientes e mostrar a eles que, mesmo que a tecnologia simplifique os processos, o conhecimento do contador é essencial.

Os aplicativos também podem auxiliar o contador na hora de realizar cálculos, emitir boletos, entre outros, e ainda existe a vantagem da facilidade de acesso por ser via celular. Muitos aplicativos gratuitos, o que significa que o profissional pode contar com uma ferramenta a mais para melhorar o desempenho do seu serviço sem precisar ter custo algum.

3. Marketing digital

Com o intuito de evidenciar seus serviços e captar clientes, muitas empresas tem investido em marketing digital, ou seja, em publicidade feita em páginas de redes sociais, blogs, sites, anúncios em buscadores, entre outros. Hoje, contar com o marketing digital é uma maneira de expor para as pessoas que o profissional de contabilidade existe e está pronto para oferecer as respostas que as pessoas buscam.

Pelo fato da internet ter se transformado no meio mais utilizado pelas pessoas quando o assunto é busca por prestação de serviços, produtos ou empresas, é indispensável conseguir ser avistado pelos possíveis clientes dos seus serviços de contabilidade. Assim, é bom iniciar apresentando seu escritório de contabilidade por intermédio de um blog corporativo ou site, apresentando os serviços ofertados, os meios de contato e onde o escritório esta situado.

Outra forma de atrair a atenção de possíveis clientes é elaborando textos com conteúdo de interesse do seu público-alvo, que esclareçam dúvidas rotineiras e que demonstrem que o contador possui conhecimento daquilo que está dizendo, garantindo a confiança do cliente.

Lembre-se que qualquer conteúdo da internet obtém mais alcance quando é compartilhado nas redes sociais, como Instagram, LinkedIn e Facebook, então é interessante que você invista nisso.

4. Atendimento online

Além de facilitar o cumprimento e a exposição dos serviços do contador ou de seu escritório, a tecnologia traz soluções e melhora a qualidade do atendimento oferecido.

Há alguns anos, o cliente tinha poucas opções para entrar em contato com o contador, conversar sobre os serviços prestados, mostrar documentos ou encontrar por qualquer outra razão: tudo era feito basicamente por telefone, fax ou presencial.

Hoje, com o desenvolvimento da tecnologia na contabilidade, já é possível que esses serviços sejam realizados via chat, e-mail, site da empresa, WhatsApp,etc, evitando que o cliente tenha que se deslocar até o escritório para que seu problema seja resolvido.

Para o profissional contábil, implementar esses canais de atendimento ao cliente no seu escritório é essencial para garantir uma comunicação eficaz, rápida e agradável, dando ao cliente uma resposta que atenda às suas necessidades em tempo real.

Nos grandes escritórios de contabilidade, uma equipe pode ser capacitada ou terceirizada  para realizar esse serviço, já no caso dos contadores autônomos ou com escritórios de menor porte, o próprio profissional poderá controlar os canais de comunicação.

5. Assinatura eletrônica

Assinar cada um dos documentos é uma atividade que gasta muito tempo, principalmente se considerarmos as empresas maiores, onde a cada hora são geradas diversas documentações que necessitam da assinatura de um responsável. Mas a assinatura digital veio para tentar resolver esse problema.

Essa novidade é um código exclusivo ligado a uma empresa ou pessoa que indica que os documentos foram assinados de forma eletrônica, porém possuem validade. Com a sua utilização, é possível tornar as horas de trabalho mais produtivas, já que não é necessário se deslocar até o cartório para fazer o reconhecimento de firma nem separar um momento do dia para lidar com essa atividade no escritório.

A assinatura digital pode ser obtida através de uma Autoridade Certificadora devidamente autorizada pelo Instituto acional de Tecnologia da Informação.

6. Cloud computing

O cloud computing é uma novidade que possibilita economizar tempo e recursos. Com essa tecnologia, a empresa consegue trabalhar com vários tipos de aplicativos disponibilizados de forma online, ou seja, armazenados em uma espécie de nuvem virtual. A definição de computação em nuvem engloba a computação não com um produto, mas sim como um serviço.

O benefício desse mecanismo é que os programas não necessitam estar instalados no computador ou em qualquer outro dispositivo físico: basta que toda a atividade seja exercida de maneira online e de forma simples para quem está usando. Assim, só é necessário ter uma boa conexão com a internet para que diferentes usuários tenham acesso aos documentos em tempo real, tornando o processo mais rápido e econômico.

Como você viu, a tecnologia na contabilidade tornou-se uma aliada importante no mercado contábil. Por isso, é essencial que os profissionais da área se preparem para as novas tendências e busquem se adequar para as novidades que o mercado vem oferecendo.

Gostou de conhecer as tendências que listamos aqui? Restou alguma dúvida sobre o assunto? Então entre em contato conosco e conheça de perto as melhores soluções para o seu negócio!

Quer calcular hora extra de forma simples? Aprenda aqui!

Quer calcular hora extra de forma simples? Aprenda aqui!

Em um primeiro momento, calcular hora extra pode parecer complicado, mas, na verdade, o procedimento é bastante simples e deve ser dominado por profissionais da área contábil e de RH.

Sabemos que todo trabalhador deve ter sua jornada de trabalho definida em contrato, mas por excesso de atividades, solicitação do empregador ou mesmo para ter uma renda extra, muitos acabam excedendo o horário inicialmente estabelecido.

De qualquer forma, a lei determina que essas horas a mais sejam remuneradas com valor superior à hora normal. Quer saber como fazer esse cálculo? Acompanhe!

Quais são as regras?

A legislação brasileira estabelece o expediente normal de trabalho, que, salvo situações especiais, é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. No entanto, a jornada do trabalhador pode ser acrescida de horas suplementares: as chamadas horas extras.

É considerado como hora extra todo trabalho que exceda ao limite estabelecido em contrato, compreendendo a atividade realizada antes ou depois do expediente, ou até mesmo nos horários de intervalo e de descanso.

CLT, em conformidade com a Constituição Federal, limita que o trabalhador realize o máximo de duas horas extras diárias, firmadas em acordo escrito ou convenção coletiva. Essas horas devem ser remuneradas com acréscimos de, no mínimo, 50% em relação ao valor da hora normal.

Como calcular hora extra?

  1. Calcular o valor da hora comum

Para fazer o cálculo das horas extras, o primeiro passo é descobrir o valor da hora trabalhada. Para isso, divide-se o salário mensal recebido pelo total de horas trabalhadas no mês.

Quem faz uma jornada de 44 horas semanais, por exemplo, tem a base de cálculo de 220 horas no mês. Para a jornada de 40 horas, a base é de 200 horas.

  1. Conferir o percentual de acréscimo

O valor da hora extra vai depender do acréscimo a que o trabalhador tiver direito. Para trabalhos realizados em dias da semana e aos sábados, a hora deve ser paga com acréscimo de 50% ou outro percentual definido em convenção coletiva.

Já as horas extras realizadas em domingos e feriados serão remuneradas com bônus de 100%, ou seja, elas valem o dobro da hora comum.

  1. Descobrir o valor da hora extra

Para calcular as horas extras com adicional de 50%, por exemplo, multiplica-se o valor da hora trabalhada por 1,5. Para o trabalhador que tem sua hora-salário de R$ 10,00 reais, seria efetuado o seguinte cálculo:

  • Hora extra com 50% = 10,00 x 1,5 = R$ 15,00.

Agora, basta multiplicar esse valor pelo número de horas extras que o funcionário realizou no mês. Para um trabalhador que fez 12 horas extras no mês, faz-se o seguinte cálculo:

  • Total a receber por horas extras trabalhadas = 15,00 x 12 = R$ 180,00.

É importante ressaltar que a hora extra noturna — para trabalhos realizados entre as 22h de um dia e as 5h do dia seguinte — tem um acréscimo diferenciado. Para chegar ao valor da hora extra noturna, calcula-se o valor da hora extra diurna e depois acrescenta-se mais 20%.

Como vimos, não há segredos para calcular hora extra, basta usar as informações corretas e seguir o que a legislação trabalhista determina. Dessa forma, garante-se a correta execução desse importante processo e todos saem ganhando na relação entre empregador e empregado.

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10 mudanças da reforma trabalhista que você precisa conhecer

10 mudanças da reforma trabalhista que você precisa conhecer

nova legislação trabalhista entrou em vigor no dia 11 de novembro de 2017. Consolidada como a maior reforma já realizada na CLT, a Lei 13.467 trouxe mudanças significativas para os direitos e deveres de empregados e empregadores.

Ao todo, foram alterados mais de 100 artigos da Consolidação das Leis do Trabalho, que modificaram pontos importantes como férias, jornada de trabalho, remuneração e relações com sindicatos.

Quer saber quais foram as principais novidades? Listaremos abaixo 10 mudanças da reforma trabalhista que você precisa conhecer. Acompanhe:

  1. Férias

Com as alterações trazidas pela nova legislação, o período de férias que antes podia ser dividido em até dois períodos, passa a contar com a opção de ser fracionado em até três períodos.

Para que isso aconteça, a decisão deve ser de comum acordo entre empregado e empregador. Há algumas regras sobre a divisão dos períodos: um deles deve ter pelo menos 14 dias corridos e os demais mais de 5 dias corridos cada um.

A lei também determina que o início das férias não pode ocorrer 2 dias antes de qualquer feriado ou durante os dias de descanso semanal remunerado.

  1. Jornada de trabalho

A nova lei mantém a jornada de 8 horas diárias e até 44 horas semanais, mas prevê a flexibilização do horário de trabalho caso haja acordo entre empregado e empregador.

A jornada, portanto, pode ser ajustada desde que seja compensada no mesmo mês e que respeite o limite de 10 horas diárias. Mediante acordo com o sindicato (exceção feita à área da sáude), é válido também o cumprimento da jornada de 12 horas desde que seguida de 36 horas ininterruptas de descanso.

  1. Intervalo intrajornada

O intervalo mínimo para o almoço, que antes era de 1 hora, passa a ser de 30 minutos. É importante ressaltar que isso deve ser negociado entre funcionário e empregador.

Caso a empresa não conceda o intervalo mínimo intrajornada ou o faça parcialmente, deverá indenizar o empregado em 50% do valor da hora normal de trabalho, apenas sobre o tempo não concedido.

  1. Imposto sindical

Até então, os trabalhadores eram obrigados a pagar, anualmente, o valor de um dia de trabalho para os sindicatos. Com a nova lei, o pagamento da contribuição sindical se torna facultativo, ou seja, o trabalhador decide se quer pagar esse valor ao sindicato.

  1. Trabalho intermitente

Essa nova regra dá ao empregador o direito de solicitar o serviço do funcionário quando considerar necessário, ou seja, o trabalho pode ser realizado em dias alternados da semana, com interrupções.

O empregado será pago pelo período trabalhado e o valor recebido não pode ser menor que o do salário mínimo por hora, nem inferior à remuneração dos demais funcionários que realizem a mesma função. O trabalhador terá direito a férias, 13º salário, previdência e FGTS proporcionais.

A empresa deve convocar o empregado com até três dias de antecedência e ele pode prestar serviço a outros contratantes no período em que estiver inativo.

  1. Terceirização

A terceirização, que antes só era possível para atividades secundárias, agora também pode ocorrer com a atividade-fim de uma empresa. Com isso, consegue-se reduzir custos com encargos trabalhistas, férias e 13º salário.

Mas, para que seja mantida a segurança do trabalhador, a lei impõe um prazo mínimo de 18 meses para readmissão de funcionário. Dessa forma, evita-se que ocorra a demissão de funcionário com a intenção de recontratá-lo como terceirizado.

  1. Acordo de rescisão

Com a nova lei trabalhista, acordos de rescisão entre empregador e empregado passam a ter previsão legal.

Havendo comum acordo para o encerramento do contrato, a regra é de que ocorra o pagamento de 50% da multa do FGTS e de 50% do aviso prévio indenizado. O empregado poderá movimentar 80% do valor do FGTS depositado, mas perde o direito ao seguro desemprego.

Outra mudança diz respeito à homologação do termo de rescisão: empregados registrados há mais de 12 meses estão dispensados de comparecer ao Ministério do Trabalho ou ao sindicato de categoria para formalizar o encerramento do contrato, sendo suficientes, agora, apenas sua assinatura e a do empregador.

  1. Prevalência dos acordos

Segundo a reforma, convenções e acordos coletivos poderão ter prevalência sobre a legislação. Dessa forma, negociações entre sindicatos de trabalhadores e empregadores terão mais força que a lei em 16 itens, como plano de cargos e salários, intervalo intrajornada e parcelamento de férias.

No entanto, a lei prevê 29 itens que não podem ser alterados pelas negociações, incluindo os direitos essenciais como férias, salário mínimo, 13º salário, licença-maternidade e FGTS.

  1. Trabalho Home Office

Com a nova lei trabalhista, a modalidade de trabalho Home Office passou a ter previsão legal. Agora, fica regulamentado o trabalho exercido em casa, desde que algumas regras sejam acordadas e formalizadas em contrato.

Entre as principais regras estão a necessidade de especificar as atividades que serão exercidas pelo funcionário em Home Office e a determinação da responsabilidade pelas despesas com equipamentos e gastos com internet e energia.

Além disso, o pagamento do trabalho será feito por tarefa entregue e não por controle de jornada, o que faz com que o empregado perca o direito de receber horas extras.

  1. Gestantes e lactantes

Com a legislação anterior, gestantes e lactantes deveriam ser automaticamente afastadas de atividades consideradas insalubres. Já com a nova legislação, elas podem trabalhar em atividades de grau mínimo ou médio de insalubridade, devendo ser afastadas apenas quando apresentarem laudo médico. O afastamento continua sendo automático para casos de grau máximo de insalubridade.

Como vimos, essas mudanças da reforma trabalhista fizeram alterações profundas na Consolidação das Leis do Trabalho, as quais afetam diretamente no dia a dia do trabalhador e dos empregadores.

Diante de tantas novidades, é natural que as partes envolvidas encontrem algumas dificuldades para adaptação às novas práticas da legislação.

Essa é uma oportunidade para os escritórios contábeis e de RH, que têm papel importante na implementação das novas regras e, quando atualizados e aptos a prestar um serviço de excelência, podem orientar seus clientes para o cumprimento das exigências legais.

E aí, gostou deste post? Quer continuar incrementando seus conhecimentos sobre questões que afetam a rotina de trabalho do profissional de contabilidade e RH? Então assine agora mesmo a nossa newsletter e continue acessando conteúdos como este.

Veja 6 benefícios de se automatizar processos da contabilidade

Veja 6 benefícios de se automatizar processos da contabilidade

A tecnologia está cada vez mais presente nos negócios e as empresas que desejam manter-se competitivas precisam entender a importância de acompanhar essa evolução. Automatizar processos é uma das maneiras de se fazer isso.

Na área de contabilidade não é diferente. Antes marcados pelo excesso de burocracia e papelório, os escritórios contábeis estão, cada vez mais, aproveitando as vantagens que a tecnologia proporciona.

A prática de automação consiste em substituir processos manuais por sistemas automáticos, que proporcionam a integração de tarefas e informações. Com isso, acelera-se o tempo de execução dos trabalhos, tornando as tarefas mais eficientes e menos onerosas.

Assim, o escritório atualiza as práticas do dia a dia e otimiza sua gestão.  Quer entender melhor? Listaremos a seguir 6 benefícios de se automatizar os processos de um escritório contábil. Acompanhe!

1. Redução de custos

Alguns gestores acreditam que a adoção de novas tecnologias exige alto investimento inicial e gera aumento nas despesas. Essa é uma ideia equivocada, pois, ao contrário disso, automatizar processos reduz consideravelmente os custos das empresas.

O principal impacto positivo está na redução de gastos relacionados à mão de obra, uma vez que as atividades que seriam feitas de forma manual e repetida passam a ser automatizadas, o que exige menos pessoal para realizá-las.

Há reflexo também na redução de custos com infraestrutura, pois a empresa precisará dispor de menos espaço para alocar seus funcionários e também para armazenar a documentação, que passará a ser digitalizada.

O uso de sistemas também evita grandes investimentos para aquisição e instalação de servidores físicos, por exemplo, sem falar na redução de gastos com papéis e impressões.

2. Eliminação de riscos de perda de documentos

O excesso de papelório, que costuma fazer parte da rotina do escritório contábil, acaba gerando desperdício de tempo e desorganização, o que muitas vezes coloca em risco a segurança dos documentos e das informações. 

Manter seus dados centralizados em planilhas eletrônicas, como muitos escritórios fazem, também é um grande risco, isso porque basta uma falha do programa para que elas corram o risco de serem deletadas ou acessadas por pessoas não autorizadas. 

Já com a automatização dos processos, todos os documentos do escritório ficam armazenados em um só lugar a nuvem — e só podem ser acessados por pessoal autorizado, além de terem sua segurança contra perdas assegurada por meio de backups periódicos.

3. Diminuição do índice de retrabalho

Erros de digitação e outras inconsistências acontecem com frequência quando o trabalho é feito de forma manual. Na rotina contábil, em que pequenos detalhes fazem diferença, isso pode comprometer a qualidade dos resultados.

Essas falhas afetam a análise das informações e, quando descobertas, seu processo de correção pode ser trabalhoso e demorado. 

Quando os processos são automatizados, eliminam-se essas ocorrências de retrabalho, reduzindo os prejuízos causados por falha humana.

4. Geração de relatórios mais precisos

Em vez de trabalhar com papéis e planilhas separadas, automatizar processos garante que todas as informações e tarefas do escritório estão integradas e centralizadas em um só lugar. Isso assegura uma análise de dados aprimorada e a geração de relatórios de forma mais rápida e precisa.

O sistema melhora a comunicação entre os dados e facilita o acesso às informações por parte dos funcionários, proporcionando tomadas de decisão mais ágeis e assertivas. 

5. Aumento da produtividade

A automatização de processos otimiza as operações, tornando as tarefas mais ágeis e eficientes e reduzindo o desperdício de materiais, de tempo e de pessoas. Tudo isso reflete diretamente na produtividade da equipe e na sua capacidade de gerar resultados.

A gestão das movimentações e dos documentos do escritório passa a ser feita de forma on-line, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para a empresa e os clientes. 

6. Melhora no atendimento ao cliente

Todas essas mudanças benéficas que acontecem nas atividades internas do escritório vão refletir na percepção dos clientes sobre a qualidade do serviço prestado.

Relatórios mais completos, maior transparência e disponibilidade das informações, dados dispostos de forma clara e objetiva: tudo isso proporciona mais segurança ao cliente em relação ao desempenho da empresa.

Outro diferencial que pode ser percebido com a prática de automatizar processos é o estabelecimento de uma comunicação mais próxima com o cliente, o que permite a personalização do atendimento.

O uso de um software de gestão na área contábil

Como vimos acima, a tecnologia se tornou aliada fundamental das empresas, e o uso de um software de gestão contábil proporciona inúmeras vantagens. Atuando de forma personalizada, ele oferece benefícios práticos para o dia a dia de trabalho, como: 

  • centralizar e sincronizar informações;
  • otimizar processos, reduzindo o tempo despendido em tarefas burocráticas e manuais;
  • manter as informações atualizadas;
  • facilitar o lançamento de dados;
  • proporcionar maior controle financeiro;
  • otimizar o fluxo de trabalho;
  • reduzir o trânsito de documentos físicos na empresa;
  • aumentar a confiabilidade dos dados.

Como as informações se encontram na nuvem, os funcionários da empresa passam a acessá-las de qualquer lugar e a qualquer hora, inclusive quando estão fora do escritório. 

Todas essas facilidades geram mobilidade para a empresa e seus clientes. Além disso, por melhorarem a comunicação, proporcionam um maior engajamento da equipe de trabalho, que passa a ter sua atuação mais alinhada devido ao acesso igual e transparente a todas as informações.

A adoção de um software contábil, portanto, impulsiona a eficiência e a precisão dos serviços prestados por meio da otimização de processos e da redução de custos e desperdícios.

Ao fazer menos investimentos em questões operacionais, você poderá dedicar mais recursos na melhoria de seu negócio, além de focar sua atuação em questões estratégicas, como o atendimento ao cliente. Essa atuação será um diferencial perante o mercado e se tornará uma importante vantagem competitiva para sua empresa. 

Como vimos, não há motivos para não automatizar processos contábeis, não é mesmo? O escritório que deseja manter-se competitivo e apto a oferecer serviços de qualidade para seus clientes precisa acompanhar as evoluções na área.

Este post foi útil para você? Entendeu os benefícios que a prática de automatizar processos pode gerar à sua empresa? Então entre em contato conosco agora mesmo e saiba como um software personalizado pode contribuir ainda mais para a produtividade no seu trabalho.

Nova lei trabalhista: saiba quais os pontos de destaque para contadores

Nova lei trabalhista: saiba quais os pontos de destaque para contadores

A nova lei trabalhista (Lei 13.467), considerada a maior reforma já realizada na CLT, entrou em vigor no dia 11 de novembro deste ano. Ao todo, mais de 100 artigos foram alterados, modificando as definições das relações trabalhistas, além de pontos importantes como férias, jornada de trabalho e remuneração.

Diante de tantas mudanças, é natural que empregadores e gestores fiquem com dúvidas quanto à aplicação da nova legislação. E é nesse cenário que o contador se torna um profissional-chave, com capacidade de analisar os impactos da reforma na rotina de seus clientes.

Quer entender melhor as mudanças na lei trabalhista? Listaremos a seguir os pontos de destaque para contadores. Acompanhe!

Rescisão do contrato de trabalho com acordo

A prática de fazer acordos de rescisão com empregados sempre foi muito comum entre as empresas, embora não fosse regularizada. Agora, com a nova lei trabalhista, essa questão passa a ter previsão legal.

Além das modalidades de rescisão de contrato já existentes, a nova lei trabalhista permite que os contratos de trabalho sejam encerrados em comum acordo entre empregado e empregador.

Nesse caso, ocorrerá o pagamento de 50% do aviso prévio indenizado e 50% da multa do FGTS. Além disso, o empregado poderá movimentar 80% do valor do FGTS depositado pelo empregador, mas perderá o direito ao seguro desemprego.

Houve mudanças também em relação à homologação do Termo de Rescisão. Até então, empregados registrados há mais de 12 meses deveriam comparecer ao Ministério do Trabalho ou ao sindicato da categoria para homologar a rescisão.

Com a nova lei, o procedimento pode ser feito de forma direta, sendo suficientes apenas as assinaturas do empregado e do empregador para registrar o encerramento do contrato.

Incentivo ao Home Office

A modalidade de trabalho home office é uma tendência que vem sendo adotada por diversas empresas à medida que o uso de equipamentos tecnológicos conectados à internet permitiu a realização de trabalho à distância com praticidade e versatilidade.

Com a nova lei trabalhista, essa modalidade passa a ter amparo legal. A reforma visa beneficiar o funcionário, que agora pode trabalhar em casa, desde que algumas regras sejam seguidas e formalizadas em contrato:

  • as atividades que serão exercidas pelo profissional em home office devem estar especificadas em contrato;
  • o trabalho home office não está mais sujeito ao controle de jornada e seu pagamento será pela entrega das atividades propostas. O trabalhador, portanto, não terá direito ao recebimento de horas extras, ponto que vem gerando polêmicas;
  • para aqueles que já prestam serviços de forma presencial, a mudança de modalidade só será possível quando houver comum acordo entre empregado e empregador;
  • a responsabilidade por despesas em geral e gastos com equipamentos e infraestrutura deve estar prevista em contrato.

Flexibilidade do horário de trabalho

nova lei determina a possibilidade de flexibilização da jornada de trabalho caso haja um acordo entre funcionário e empregador. Para isso, a compensação deve ocorrer no mesmo mês e deve ser respeitado o limite de 10 horas diárias.

Poderá ocorrer a jornada de 12 horas, desde que seja seguida, obrigatoriamente, por 36 horas ininterruptas de descanso.( no entanto, a jornada 12 x 36 deverá estar prevista em convenção coletiva). Mantém-se o limite de 44 horas semanais e 220 horas mensais.

Além disso, foi alterado o tempo de almoço: o mínimo, que antes era de 1 hora, agora passa para 30 minutos. O tempo máximo continua sendo de 2 horas.

Terceirização da mão de obra

A possibilidade de terceirização da mão de obra é uma das mais importantes e polêmicas alterações trazidas pela nova lei trabalhista. Se antes apenas atividades secundárias podiam ser terceirizadas, agora isso pode ocorrer também com a atividade-fim de uma empresa. Com isso, reduzem-se os custos com férias, 13º salário e encargos trabalhistas.

Mas, para não afetar os direitos do trabalhador, algumas regras devem ser seguidas. A lei impõe, por exemplo, um intervalo mínimo de 18 meses para readmissão, para impedir que a empresa demita o trabalhador efetivo e recontrate-o em seguida como terceirizado.

Parcelamento das férias

Como determina a Lei 13.467, as férias, que antes poderiam ser divididas em, no máximo, dois períodos, passam a contar com a possibilidade de serem fracionadas em até três períodos. No entanto, para que isso ocorra, deve haver concordância entre empregado e empregador.

Há regras quanto à composição dos períodos: um deles deve ser de, no mínimo, 14 dias corridos, e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias corridos. Vale ressaltar que o início das férias não pode ocorrer dois dias antes de um dia de repouso semanal remunerado ou de um feriado.

Enfraquecimento dos sindicatos

A nova lei deixa mais próxima a negociação entre funcionários e empresas, as quais poderão formar comissões internas com o poder de realizar acordos individuais.

Outra novidade trazida pela lei diz respeito aos acordos coletivos, que poderão se sobressair em relação a acordos firmados por meio dos sindicatos das categorias. Além disso, a contribuição sindical anual, que até então era obrigatória, passa a ser opcional. Esses são alguns pontos de destaque para o contador entre as mais de 100 alterações trazidas pela nova lei trabalhista.

Segundo Wolnei Ferreira, presidente da Sobratt (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades), será preciso um tempo para que as empresas se adequem a essa diferente cultura, adaptando processos e também suas políticas internas.

Para auxiliar nesse processo, as empresas precisarão, mais do que nunca, contar com os escritórios contábeis. Isso significa uma excelente oportunidade para que você conquiste novos clientes e aumente seus rendimentos.

Os profissionais da área contábil, portanto, devem manter-se atualizados e aptos a auxiliar seus clientes na adequação de suas práticas e processos à nova legislação.

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