Entenda definitivamente como funciona a contabilidade fiscal

Entenda definitivamente como funciona a contabilidade fiscal

A gestão de uma empresa compreende o controle de diversos setores, e o entendimento de como eles funcionam é essencial.

Uma das áreas que se destacam nesse contexto é a fiscal. A grande sacada é o uso da contabilidade fiscal como vantagem competitiva para o seu negócio, mas você sabe como ela funciona?

Neste post você vai entender definitivamente o que é a contabilidade fiscal, quais são as suas principais características, vantagens e como ela pode ser o diferencial procurado para a sua empresa. Vamos lá!

O que é a contabilidade fiscal

A contabilidade fiscal, ou contabilidade tributária, é um ramo da contabilidade composto por um conjunto de ações e procedimentos relacionados à normatização, apuração e conciliação de tributos em uma entidade.

O departamento de contabilidade fiscal de uma empresa é aquele relacionado à observação e cumprimento de leis tributárias ligadas às diferentes esferas, visando à idoneidade da empresa e à manutenção das obrigações em dia.

Vale ressaltar que a contabilidade fiscal é utilizada para a elisão fiscal, ou seja, a economia tributária com respeito às normas. Essa expressão é bem diferente da evasão fiscal, relacionada ao não pagamento de tributos e que pode gerar diversos problemas para uma organização.

A escolha do melhor regime tributário

Uma contabilidade fiscal atuante pode ser utilizada como interessante forma de economia quando auxilia a empresa na escolha do melhor regime tributário de acordo com as suas características. Mas como isso funciona?

Com o uso da tecnologia e de soluções inteligentes, podem ser feitos estudos e projeções com base nos dados da empresa e será definido o tipo tributário que mais se adéqua à atividade principal da organização.

Existe um mito de que o regime tributário Simples é o mais indicado para todas as situações. Entretanto, só com o uso da contabilidade fiscal e de seus instrumentos é que poderá ser definido o que é melhor para cada empresa.

O recolhimento correto de impostos

Outra característica da contabilidade fiscal e que garante economia e vantagem tributária para a empresa é o correto recolhimento de impostos. Com o uso da contabilidade fiscal existe uma adequação em relação às alíquotas e também ao uso de sistemas, o que garante que não existirão problemas com o fisco.

A contabilidade fiscal deixa a empresa garantida, já que assegura que os impostos estão sendo recolhidos da maneira correta. Ela também evita possíveis problemas administrativos com o fisco, como multas e outras sanções prejudiciais ao seu negócio.

A geração e o envio das obrigações acessórias, como é o caso do Sped, é outra grande vantagem da utilização da contabilidade fiscal. Com a combinação desse ramo da contabilidade e da tecnologia evitam-se retrabalhos, dúvidas e problemas na hora do envio da declaração. Dessa forma, o processo fica muito mais fácil, rápido e confiável.

Neste post você viu que a contabilidade fiscal é composta por normas, ações e diferentes procedimentos. Você também compreendeu que ela pode ser utilizada como um diferencial competitivo, permitindo a escolha do melhor regime tributário, economias em relação a impostos e tranquilidade na geração e envio de obrigações acessórias.

Contudo, é sempre preciso estar atento, contar com a tecnologia e utilizá-la como uma aliada, não só nessa questão, mas em seu escritório como um todo. Que tal aprender a otimizar o trabalho em escritório de contabilidade e ver outra vantagem do uso de soluções inteligentes no seu dia a dia?

6 erros na gestão de NFe que você não pode cometer

6 erros na gestão de NFe que você não pode cometer

A gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é um processo que precisa de bastante atenção e cuidado, e não se baseia apenas em um simples arquivamento para posteriormente ser entregue à contabilidade ou para evitar multas.

Este documento contém muitas informações essenciais para a organização e o planejamento de uma empresa, inclusive para a tomada de decisões. Por isso, erros na gestão de NFe podem trazer inúmeros problemas fiscais e causar grandes impactos financeiros no seu negócio.

Pensando nisso, elaboramos esse artigo para que você descubra os 6 erros mais comuns cometidos no gerenciamento de NFe e o que fazer para não cometê-los.

1. Não armazenar os arquivos de NFe

Esse é um dos erros mais graves para o seu negócio, pois conforme os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional da legislação tributária, o armazenamento de todas as notas fiscais eletrônicas — tanto as emitidas quanto as recebidas — é uma obrigação acessória e o período de armazenamento é de cinco anos a contar a partir da data da emissão.

As empresas que descumprem essa norma correm o risco de sofrer sanções e multas pesadas. Se durante uma fiscalização a empresa deixar de apresentar um só arquivo de NFe solicitado, por exemplo, as multas podem chegar até R$ 5.000,00 por documento perdido ou, dependendo do caso, até 20% do valor total da nota. Nesses casos, também pode até ocorrer reclusão de dois a cinco anos.

2. Armazenar inadequadamente os arquivos de NFe

Diversas empresas têm dificuldade para organizar e armazenar as notas fiscais eletrônicas. Guardar todos os arquivos de NFe em uma pasta no seu computador é um grande risco, pois se você não catalogar essas pastas adequadamente, como poderá encontrar o arquivo de nota recebida de um fornecedor em abril de 2014, por exemplo?

Caso você tenha organizado as informações em pastas por data, nome, cliente ou fornecedor, fica até mais fácil encontrar uma NFe específica. Mas você precisa estar preparado para imprevistos, como o HD do seu computador travar ou seu computador queimar, por exemplo.

Além disso, armazenar as notas fiscais é fundamental para utilizá-las na garantia de produtos e para comprovar operações. Arquivar corretamente esses documentos é também essencial para que você possa utilizar as informações das vendas para tomar importantes decisões gerenciais no seu negócio.

O ideal é que você faça o armazenamento dos arquivos XML de suas notas utilizando um software especializado para armazenamento em nuvem que seja direcionado à gestão desses documentos e dê acesso rápido às suas notas em um único clique. Assim, você fica menos dependente dos e-mails para receber seus arquivos e pode trabalhar com mais agilidade e eficiência.

3. Depender do fornecedor para receber os arquivos

Sua empresa não pode ficar dependente do fornecedor para receber os arquivos XML das suas notas fiscais, pois isso é um grande erro. Geralmente, os fornecedores enviam os arquivos por e-mail e é aí que começam os problemas, pois você terá todo o trabalho de procura-los em sua caixa de e-mail lotada e corre o risco de sequer recebe-los, caso o programa emissor de nota do fornecedor tenha falhado no momento do envio.

Em situações como essa, o tempo perdido na consulta manual desses arquivos é enorme e, por isso, contar com serviços especializados de gestão de NFes é uma boa solução, já que eles permitem o monitoramento e a captação das notas direto da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) logo após a emissão delas.

Esse procedimento garante que qualquer documento emitido para a sua empresa seja verificado, conferido e validado, o que evita riscos de fraude com uma possível emissão de notas frias no CNPJ do seu negócio.

4. Deixar de verificar a validade jurídica dos arquivos XML

Verificar a validade jurídica dos arquivos XML é fundamental para garantir que a nota fiscal seja verdadeira e esse processo também ajuda a evitar fraudes, como citado acima. Muitas empresas não dão a devida atenção nesse procedimento, porém, é necessário ficar atento à duas informações de segurança muito importantes:

  • a assinatura digital, que ocorre no momento da transmissão do arquivo por meio do certificado digital e permite identificar a autenticidade da empresa que emitiu a NFe;
  • o protocolo de autorização, que comprova que a Secretaria da Fazenda autorizou a emissão da nota fiscal.

É através de uma verificação segura dessas informações que você consegue garantir que a nota em questão tenha validade jurídica.

5. Realizar o preenchimento incorreto das NFes

Como já foi mencionado, a perda de um único arquivo pode gerar multas bem altas, mas erros ao preencher as notas também. Grande parte das empresas têm problemas no preenchimento das informações que devem ser inseridas nas notas fiscais, o que não deixa de ser preocupante.

Muitos desses problemas acontecem pela inclusão de informações erradas ou incompletas, que ocorrem pelo fato da empresa ter um cadastro de clientes e produtos desatualizados ou mesmo incompletos — o que pode gerar autuações como, por exemplo, em transações interestaduais.

Nesse caso, a inconsistência de informações e outras irregularidades podem levar à retenção ou apreensão das mercadorias em postos fiscais durante o transporte e, somente após a regularização é que elas serão liberadas.

A falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios da Nota Fiscal Eletrônica impede a sua autorização. Porém, se a NFe chegar a ser autorizada com erros e incorreções pela SEFAZ, não poderá ser alterada, mas será possível fazer uma carta de correção.

Essa carta também é um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica assinado com certificado digital, mas só pode ser solicitada caso os erros não estejam relacionados a dados cadastrais e valores.

Perceba que o preenchimento incorreto de apenas uma informação na NFe pode causar muitos transtornos à empresa. Por isso, vale a pena prestar muita atenção no momento do preenchimento para evitar futuros problemas com o Fisco.

6. Confundir o DANFE com a NFe

Outro erro muito comum é a confusão feita entre a nota fiscal eletrônica e o DANFE. Entretanto, cada um deles cumpre um papel diferente.

A Nota Fiscal Eletrônica é o documento digital emitido e armazenado em formato eletrônico. O layout desse arquivo é padrão em todo o Brasil, obedece às normas fiscais vigentes e depende de programas específicos — aplicativos ou softwares — para ser lido.

A NFe tem o objetivo de documentar as transações de compras, vendas e serviços realizados entre as empresas e substitui a tradicional nota fiscal em papel.

Já o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica simplificada da NFe. Ele não possui valor fiscal para empresas — que são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica — e não precisa ser arquivado.

O DANFE tem duas funções principais, que é facilitar a consulta da validade da NFe junto à SEFAZ por meio da chave eletrônica — um código composto por 44 dígitos que identifica a Nota Fiscal Eletrônica e permite a consulta e o download do arquivo XML — e acompanhar as mercadorias durante o transporte.

Fique atento nos erros na gestão de NFe da sua empresa, busque não errar no preenchimento, na emissão e também no armazenamento desses documentos. Assim, você evita prejuízos tributários e garante a segurança fiscal e o crescimento do seu negócio.

E então, gostou de conhecer os erros mais comuns na gestão de NFe e de aprender como mantê-los longe da sua empresa? Tem outras dúvidas sobre esse assunto? Aproveite e confira nosso post com tudo o que você precisa saber para emitir NFe.

Entenda como um software pode ajudar o contador

Entenda como um software pode ajudar o contador

A tecnologia tem ocupado espaço nos mais diferentes setores da sociedade. Na contabilidade isso também é uma realidade. Nos dias de hoje, é praticamente impossível encontrar um bom escritório que não trabalhe com um Enterprise Resource Planning (ERP), por exemplo.

Entretanto, não basta apenas pensar na tecnologia como uma obrigação, é preciso compreender de que forma ela causa impactos positivos no trabalho de um profissional e dessa maneira tirar maior proveito das ferramentas disponíveis.

Por isso, conheça agora as principais vantagens que o uso de um software para contador pode trazer. Confira!

Facilita a organização

O futuro chegou e com ele vieram alternativas para fazer com que até mesmo a questão do espaço fosse repensada dentro das organizações. Hoje, toda aquela papelada que era sinônimo de serviços burocráticos, praticamente desapareceu, tornando possível o trabalho em espaços reduzidos.

Com a tecnologia do Cloud Computing, é possível usar a nuvem para arquivar documentos e torná-los mais fáceis de serem resgatados pelo responsável.

Assim, o profissional de contabilidade pode usar esse recurso para facilitar o acesso de seu cliente a arquivos importantes, permitindo lidar com questões burocráticas do empreendimento sem precisar se deslocar até o escritório.

Por meio de softwares que funcionam como plataformas digitais, é possível eliminar a burocracia, tornando a comunicação com o cliente mais dinâmica e transformando isso em um diferencial para o seu serviço.

Traz benefícios na otimização dos processos

Os principais softwares do mercado conseguem auxiliar o contador em boa parte de suas responsabilidades, reduzindo os processos manuais.

Assim, trabalhando com sistemas, é possível automatizar a realização de atividades mais complexas, eliminando erros causados por falhas humanas, tão comuns diante de situações como cansaço e inexperiência por parte de quem se responsabiliza pelas atividades.

Automatizando os cálculos, existe a garantia de que eles sejam feitos com segurança, evitando maiores problemas com as obrigações tributárias do cliente e resguardando também o escritório de se comprometer diante de problemas que podem levar até mesmo a uma quebra de contrato.

Permite o aperfeiçoamento na comunicação com o cliente

Um diferencial que a tecnologia apresenta é oferecer ao profissional da área contábil recursos para que ele esteja mais próximo do seu cliente, independentemente da situação.

Isso é importante, pois com uma política de atendimento mais eficiente é possível ter maior precisão em relação ao entendimento das necessidades desse cliente para oferecer a ele soluções viáveis no dia a dia.

Como o setor contábil costuma ter contato com diferentes áreas de uma empresa, é preciso lançar mão de alternativas para facilitar essa comunicação, algo que pode ser encontrado em plataformas colaborativas e softwares voltados para gestão com ferramentas de comunicação integrada, bem como chats online.

Com o fluxo de informação facilitado, o processo se torna mais dinâmico e os problemas tendem a diminuir.

Garante maior segurança

Com um sistema, o trabalho com os dados torna-se padronizado, o que garante proteção maior às informações extraídas. Isso protege a empresa de erros e problemas como a divergência de dados, que costumam aparecer em situações em que o volume de trabalho é grande.

Dessa forma, o profissional ganha maior segurança para lidar com os procedimentos diários. Em comparação com as ferramentas disponíveis anos atrás, isso representa uma evolução significativa na rotina do contador.

Quando o seu cliente percebe essa segurança em relação a seus dados, bem como a ausência de erros nos procedimentos, ele tende a atribuir maior valor à atuação do seu escritório.

Torna os processos mais ágeis

Com o uso de sistemas, a informação só precisa ser inserida uma única vez para que possa emitir relatórios sempre que for preciso.

Essa informação pode servir para diferentes finalidades, fazendo com que o escritório ganhe tempo em suas ações e evite retrabalhos. Para a organização, isso representa um significativo avanço do ponto de vista da produtividade.

Outra vantagem dos softwares é que com eles os profissionais podem se dedicar menos às questões burocráticas e assim usar o tempo disponível para outras atividades, concentrando-se em questões estratégicas do empreendimento.

Ajuda a controlar os compromissos

O contador pode também utilizar softwares como recursos para melhorar a gestão do tempo em seu escritório, tanto no que diz respeito a datas como a horários.

Com os calendários virtuais, é possível dar às suas atividades uma dinâmica mais precisa inserindo no dia a dia ferramentas que tornam mais criteriosa a relação dos profissionais com os seus limites.

Isso evita a perda de prazos e garante maior qualidade ao serviço entregue aos clientes, evitando problemas como atrasos e multas, algo fundamental diante da nova realidade em que o papel do contador se tornou ainda mais central para as empresas.

Oferece maior adequação às exigências legais

Não é segredo para ninguém que o projeto SPED trouxe uma série de dúvidas para os empreendedores brasileiros.

Sendo assim, é preciso pensar em soluções que permitam ao profissional da contabilidade mostrar a esse empreendedor que seu escritório dispõe das condições necessárias não somente para compreender as exigências do SPED, mas também para tornar facilitado o cumprimento das obrigações.

Nesse sentido, o uso de softwares permite simplificar a troca de documentos e a sua devida organização, algo fundamental na gestão de notas fiscais, por exemplo.

É um significativo diferencial estratégico

Por fim, é preciso lembrar que nos dias de hoje, os serviços contábeis têm uma presença muito mais estratégica dentro das organizações.

Os gestores confiam nas informações disponibilizadas pelo setor contábil para tomarem suas decisões de maneira correta, sendo assim, é preciso buscar soluções que viabilizam o trabalho de coleta e análise de dados para fornecerem as informações necessárias para esses clientes.

Nessa lógica, o trabalho com softwares de qualidade, capazes de fazer essa função é algo que se desdobra não somente na adequação a essa exigência, mas também no surgimento de um elemento a mais para agregar valor ao trabalho de toda a equipe, o que pode fazer com que seus serviços tenham cada vez mais espaço no mercado.

Entendeu a importância de ter um software para contador? Então entre em contato com a gente e conheça as nossas soluções!

Tudo que você precisa saber para emitir NFe

Tudo que você precisa saber para emitir NFe

As empresas já estão acostumadas a emitir NFe mas esse processo ainda pode ser complexo e um pouco confuso devido à quantidade de arquivos e do próprio modelo digital que vem substituindo o tradicional, feito de papel.

Esse modelo existe desde 2005 em todo o território nacional e tem o objetivo de facilitar a relação entre o Fisco e os contribuintes. Ao mesmo tempo, ele tem a vantagem de diminuir os custos com impressão e aquisição do documento fiscal além de facilitar o acompanhamento do trânsito dos itens e a consulta à NFe.

Apesar de já saber tudo isso, talvez você ainda enfrente alguns problemas com a NFe no dia a dia. É por isso que criamos este post. Aqui vamos dar dicas imprescindíveis para a emissão da nota eletrônica. O nosso objetivo é tornar esse processo mais prático e eficiente, além de menos suscetível a erros.

É o que você também deseja? Então, aproveite as dicas que vamos passar a partir de agora. Boa leitura!

Conheça os códigos de substituição tributária

Alguns produtos estão enquadrados nessa situação, que foi definida em agosto de 2015 pelo convênio ICMS 92/2015 do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). O chamado Código Especificador de Substituição Tributária (CEST) já existe desde então, mas passou a ser obrigatório para importadores e indústrias em 1º de julho de 2017.

Todas as empresas precisarão inserir o CEST na NFe a partir de 1º de abril de 2018. A partir daí, as notas serão rejeitadas caso o código não seja inserido. Há diferentes mercadorias que se enquadram nesse contexto. Você pode consultar a lista delas diretamente no site do Confaz, já que ela sofre atualizações constantes.

Para os empreendimentos que fazem parte do regime tributário Simples Nacional, há códigos específicos cuja sigla é CSOSN. Nesse caso, há uma tabela a seguir:

Tipo

Quando escolher

101 – tributada pelo Simples com permissão de crédito

O produto não é isento de ICMS

102 – tributada pelo Simples sem permissão de crédito

O produto é isento de ICMS pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual

103 – isenção do ICMS no Simples para faixa de receita bruta

O estado isenta o ICMS conforme o faturamento da empresa, que varia segundo a unidade da federação

201 – tributada pelo Simples com permissão de crédito e cobrança do ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas tributadas

202 – tributada pelo Simples sem permissão de crédito e com cobrança de ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas isentas de ICMS

203 – isenção de ICMS no Simples para faixa de receita bruta e com cobrança de ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas e o estado isenta o ICMS segundo o faturamento da empresa

300 – imune

A entidade não tem fins lucrativos, como ONGs, igrejas e fundações

400 – não tributada pelo Simples

A operação não gera imposto a pagar

500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária ou antecipação

O produto tem ICMS substituição tributária (ICMS-ST)

900 – outros

Situações não previstas e orientações estaduais

Tenha a certificação digital

A NFe só terá validade jurídica se contar com uma assinatura digital que comprove sua autenticidade. O certificado garante que foi a sua empresa que emitiu a nota e deve ser obtido junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

A lista das entidades autorizadas estão no site do ICP-Brasil. No entanto, alguns softwares emissores já possuem essa funcionalidade. Além disso, é preciso atentar-se para os 2 tipos válidos de certificado:

  • eCNPJ, que assina a NFe e oferece acesso a outros serviços na Receita Federal;

  • eNFe, que é exclusivo para a emissão de NFe.

Use um software para otimizar o processo de emitir NFe

A emissão se torna mais fácil quando você adota esse sistema mesmo nos casos em que é possível fazer a emissão gratuita pelo site da Sefaz. Afinal, o software gratuito é muito limitado e, por isso, é ineficiente para empresas que transmitem muitas NFe todos os meses.

Além disso, o sistema gratuito exige que todas as informações sejam digitadas novamente a cada emissão. No caso do software pago, é possível recuperar os dados o que evita retrabalho e falhas humanas.

Credencie a empresa na Sefaz

A emissão de NFe para comércio e indústria deve ter o credenciamento na Sefaz, enquanto a de prestação de serviços exige a autorização da secretaria municipal. Esse cadastro costuma ser simples, mas pode variar de acordo com o estado ou a prefeitura.

Nesse caso, vale a pena contar com a ajuda de um contador para verificar a legislação do local. Em muitos casos ainda é possível emitir algumas notas na modalidade “em homologação”, que não são válidas, para depois passar para “em produção”, quando elas já são enviadas oficialmente.

Crie rotinas para emissão e controle

O processo de emissão de NFe é repetitivo e é fácil se perder devido à grande quantidade de arquivos. Por isso, é importante adotar algumas rotinas para controlar a transmissão, o preenchimento e o armazenamento das notas.

Todas essas ações são facilitadas com o uso de um software para emissão de NFe. Mesmo assim, vale a pena estabelecer modelos e padrões que possam ser facilmente seguidos.

Outra medida é agrupar atividades semelhantes para que sejam executadas de uma só vez ou pela mesma pessoa. O resultado é a otimização do tempo da equipe, além da redução dos erros e das dúvidas no processo.

Armazene o arquivo XML

A emissão correta da NFe permitirá a impressão ou o encaminhamento do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que contém a chave de acesso à nota propriamente dita, que é o arquivo XML.

É esse documento que deve ser conservado pelo prazo de, no mínimo, 5 anos. Ele pode ser impresso e guardado fisicamente, mas o ideal é que seja mantido em um sistema apropriado, como um software de emissão e armazenamento principalmente se este conta com a possibilidade de salvar o documento na nuvem.

E então? Entendeu quais são as melhores práticas para emitir NFe? Aproveite as dicas que repassamos e melhore as suas rotinas contábeis. Para ter acesso a mais sugestões relevantes, aproveite e curta a nossa página no Facebook!

6 dicas para gerenciar o tempo em escritórios de contabilidade

6 dicas para gerenciar o tempo em escritórios de contabilidade

Gerenciar tempo em escritórios de contabilidade envolve operar o fluxo de trabalho de uma forma mais eficiente e produtiva. No entanto, a “luta contra o relógio” é uma questão recorrente entre os profissionais da área.

É natural que seja assim, afinal de contas, trata-se de conseguir maior rentabilidade e, ao mesmo tempo, reunir as condições necessárias para expandir o negócio.

Neste post, apresentamos 6 excelentes dicas para ajudar você a fazer melhor uso do seu tempo no escritório. Boa leitura!

1. Mantenha o seu escritório organizado

Muitos analistas contábeis perdem um tempo precioso à procura de documentos ou tentando encontrar informações de contato dos clientes. Mesmo que você não seja uma pessoa naturalmente organizada, essa é uma habilidade que deve desenvolver se quiser, realmente, aproveitar seu tempo.

Reserve cerca de dez minutos ao final de cada dia para garantir que tudo está no devido lugar: essa atitude simples evita que você perca meia hora em frustração na manhã seguinte.

2. Evite perder tempo ao telefone

A tarefa de atender ao telefone pode ser uma grande causadora de desperdício de tempo. Obviamente, você não pode (e não deve) desencorajar os clientes de ligarem para sua empresa.

Sendo assim, estimule-os a escolherem outras formas de comunicação, como e-mails e mensagens de voz. Estabeleça um horário fixo para responder a essas interações e, certamente, sua produtividade aumentará.

3. Monitore seu tempo

Monitorar o tempo é importante, sobretudo se você estiver cobrando de seus clientes por hora. Nesse caso, o ideal é criar um registro verificável do tempo que você trabalha em suas contas.

Todavia, ainda que seu escritório trabalhe de outra forma, simplesmente monitorar seu tempo por uma semana ou duas pode ajudá-lo a identificar ineficiências e a elaborar um plano para eliminá-las ou, ao menos, reduzi-las significativamente.

4. Utilize uma ferramenta de gerenciamento

Para alguns profissionais de contabilidade, uma ferramenta genérica, como o Outlook ou o Google Calendar, pode funcionar bem.

No entanto, para aqueles que lidam com muitas e diferentes demandas de clientes e um número maior de tarefas, é recomendável a utilização de ferramentas mais detalhadas para administrar o tempo.

5. Identifique seus ritmos naturais

Provavelmente, há certos períodos do dia nos quais você é mais produtivo. Talvez consiga realizar a maior parte de suas tarefas de manhã, antes que o telefone comece a tocar. Pode ser, ao contrário, que as tardes sejam o seu horário de pico.

O monitoramento do seu tempo, conforme mencionado, será útil para identificar o período em que você obtém o máximo do seu trabalho. Em seguida, planeje suas atividades em torno desses ritmos naturais.

6. Reduza a utilização de papel

Escritórios de contabilidade geram e armazenam grandes quantidades de papéis. É verdade que, por razões de conformidade, sua empresa necessita manter alguns arquivos em papel. Entretanto, há muitos documentos que podem ser convertidos para um formato digital.

A integração de documentos digitalizados em seu fluxo de trabalho confere maior flexibilidade, uma vez que, por exemplo, acessar as faturas de um cliente por via eletrônica é mais rápido e prático do que se levantar, ir até a sala de arquivo, procurar no armário e retirar o que você precisa.

Além de ser um elemento importante para gerenciar tempo em escritórios de contabilidade, isso também garante maior confiabilidade e segurança para as informações de seus clientes, e você estará adotando uma medida ecologicamente correta.

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Aprenda como otimizar o trabalho em escritórios de contabilidade

Aprenda como otimizar o trabalho em escritórios de contabilidade

Otimizar o trabalho é uma preocupação comum em muitos escritórios de contabilidade por uma boa razão: tradicionalmente o segmento contábil não se concentrou na eficiência. O faturamento por hora, inadvertidamente, reforçou medidas menos eficientes à medida que os clientes ditavam fluxos de trabalho e preferências.

Combinados, esses dois procedimentos operacionais atuaram contra a instalação de processos baseados na eficiência. Atualmente, porém, a filosofia em torno do trabalho com os clientes e dentro da organização foi alterada.

Neste artigo, apresentaremos excelentes maneiras de otimizar o fluxo de trabalho em seu escritório de contabilidade, bem como a importância de criar rotinas e utilizar processos mais eficientes. Boa leitura!

Automatize seu escritório

Empresas do mundo todo estão se movendo para a automação, introduzido novos elementos colaborativos, digitalização, troca de informações online etc. Tudo isso significa a capacidade de se fazer mais com menos.

Consequentemente, os escritórios de contabilidade estão descobrindo que, quanto mais aperfeiçoarem seus processos, maiores serão as possibilidades de crescimento ao atrair novos clientes e negócios sem, necessariamente, aumentar a contratação de colaboradores.

O primeiro passo para garantir esse crescimento (e as eficiências sustentáveis que o capacitam) é eliminar fluxos e processos ineficientes dentro da empresa.

Nesse sentido, automatizar o escritório é essencial para agilizar todo o conjunto de operações, eliminar a reincidência de erros humanos e alcançar um maior nível de eficácia, abrindo as portas da organização para o sucesso no mundo corporativo.

Identifique os processos críticos

Você deve analisar profundamente os processos de seu escritório de contabilidade e documentar os resultados. Quais são os principais serviços oferecidos? Qual é o alcance dos procedimentos que dão suporte a esses serviços? Quantos existem? Quais têm maior impacto na empresa?

Após responder a essas perguntas essenciais, classifique os fluxos de trabalho por importância. Não é preciso lidar, no primeiro momento, com todos os processos do escritório, mas apenas com aqueles que podem render os melhores resultados.

Como você determina se um fluxo de trabalho é “pesado” ou consome muito tempo? Use sua própria experiência, pergunte aos seus colaboradores e conheça seus pontos de vista. É fundamental, na etapa de identificação, manter um mindset de melhoria contínua e focar, como mencionado, nos fluxos mais relevantes.

Mapeie os fluxos de trabalho atuais

Depois de selecionar os processos que você deseja otimizar, elabore um fluxograma para representar as operações atuais. Dedique uma atenção especial aos seguintes pontos:

  • o número de colaboradores envolvidos com o processo em questão;
  • a quantidade de pontos de contato com o cliente acontecendo dentro do processo;
  • os principais produtos/serviços e como eles estão delineados em cada etapa (esses não podem ser comprometidos. Um exemplo seria a separação de deveres quando se trata de rever e pagar contas);
  • as ineficiências: ao analisar o fluxograma, você deve ser capaz de identificar quais processos drenam mais recursos;

Esse processo de avaliação ajuda a realmente encurtar os fluxos de trabalho, reduzindo-os às suas etapas mais impactantes, gerando, em consequência, operações mais eficientes. Adicionalmente, ao identificar com clareza as ineficiências, fica mais fácil reconhecer um modelo para potenciais necessidades de novas soluções tecnológicas.

Por exemplo, se um processo é atrasado pela entrada de dados redundantes, você pode integrar sistemas de modo que a informação se sincronize automaticamente.

Desse modo, se demorar muito para que um cliente reveja uma conta, há a oportunidade de instituir lembretes automatizados em vez de utilizar chamadas telefônicas e e-mails.

Finalmente, é preciso verificar mais uma vez todas as suas premissas. Como mencionado, colabore com os membros da equipe para identificar pontos fracos. Pergunte-lhes o que poderia ser introduzido para garantir o aumento da eficiência no cumprimento de suas respectivas funções.

Os profissionais diretamente envolvidos, que operam rotineiramente as atividades avaliadas, são as melhores fontes de ideias objetivas.

Desenvolva métricas significativas

Você não saberá se está criando processos eficientes se não mensurar os atuais. Elabore métricas significativas em relação a eles antes de adotar medidas práticas para melhorá-los. Assim, será capaz de determinar se a mudança realmente gera otimização. Para tanto, considere as seguintes métricas:

  • o tempo necessário para que um processo se complete;
  • o custo de completar o processo em termos de suprimentos e dinheiro;
  • as variações pessoais;
  • a confiabilidade dos dados, ou seja, o quanto são previsíveis seus resultados.

Examine, especificamente, o tempo requerido para inserir uma conta, pesquisar uma transação, classificar um pagamento de acordo com a natureza da despesa, incluir dados em seu sistema de contabilidade ou softwares apropriados etc. Calcular esses números pode fornecer uma caracterização suficientemente precisa.

Estar comprometido a acompanhar as métricas pode ser entediante, porém, ao não utilizá-las o escritório será prejudicado em seus esforços de otimização.

Valide os processos

A captura de números para medição deve ser seguida da validação dos processos com os colaboradores envolvidos. Lembre-se de não assumir que aqueles que você definiu são 100% precisos.

Considere também, durante essa parte da avaliação, se todos os pontos de contato com o cliente são realmente indispensáveis. Talvez existam etapas extras que seus clientes (e colaboradores) não apreciam ou julgam necessários. Aproveite o tempo, portanto, para validar os processos do ponto de vista das operações internas e externas.

Faça um brainstorming

Após a captura precisa de seus fluxos atuais de trabalho, você precisa descobrir como eles podem ser editados ou suportados para introduzir maior eficiência. Durante o processo de brainstorming, elenque todos os pontos de contato e entrega e como produzir operações mais eficazes entre esses momentos.

Tente eliminar etapas no processo e reduzir o período de tempo, pessoas e componentes requeridos, bem como itens de linha dos seus relatórios. Depois disso, você terá melhores condições para expandir essas eficiências aos seus clientes.

Por exemplo, pagar contas por meio de um sistema bancário online pode parecer atraente. Mas e se você adotar uma tecnologia de pagamentos digitais que também introduz a colaboração e cria trilhas de auditoria automáticas rastreáveis por usuário, tempo, atividades e documentos de suporte?

Superar ineficiências dentro dos fluxos de trabalho abre caminhos para o crescimento da empresa e um melhor aproveitamento de seus esforços.

Embora o processo contenha seus próprios desafios, examinar e aprimorar as operações de escritórios de contabilidade é, efetivamente, útil para melhorar o desempenho geral e aumentar a rentabilidade do negócio.

Gostou do nosso artigo? Então não perca mais tempo e conheça nossa solução para consultar NFE’s gratuitamente em tempo real!