Confira 5 maneiras de lidar com clientes difíceis

Confira 5 maneiras de lidar com clientes difíceis

Quem atua no mundo dos negócios, como em um escritório de contabilidade, sabe que existem vários perfis de cliente. Enquanto uns são mais tranquilos e comunicativos, outros são clientes difíceis, impacientes e que reclamam bastante. Para lidar com esse tipo de pessoa exige-se muita calma e paciência.

Às vezes, nem sempre a tranquilidade e a compostura ajuda com clientes assim. Afinal, para eles tudo é motivo de discórdia e protestos. Contudo, não desista; pois é possível, sim, amenizar a situação e tornar o convívio mais fácil. 

Para saber como agir com pessoas com temperamento mais complicado preparamos um conteúdo especial e que vai orientar melhor as suas ações. Anime-se e confira!

1. Saiba ouvir

Se tem uma coisa que tira o cliente do sério é ser interrompido no meio da conversa. Por isso, deixe ele esbravejar e dizer tudo aquilo que tem vontade. Não caia no erro de interferi-lo  até porque, em alguns casos, ele apenas quer ser escutado. 

Após ouvir as reclamações é o momento de você falar. Lembre-se ainda que o diálogo deve ser saudável. Por mais que ele esteja nervoso, mantenha a compostura e não leve o que está sendo dito para o lado pessoal. 

2. Preste atenção no tom de voz

A sua maneira de agir e falar interfere no posicionamento do interlocutor. Isto é, se você falar num tom de voz amigável e baixo, possivelmente, ele também vai se controlar. 

Portanto, evite se exaltar e opte por um diálogo cordial, já que a educação e a polidez é imprescindível — independentemente do contexto. Vale destacar, nesse sentido, que a entonação da voz é capaz de tranquilizar o cliente. 

3. Tenha empatia

Saber se colocar no lugar dos outros é, sem dúvida, uma forma efetiva de resolver situações problemáticas. Em outras palavras, demonstre compreensão e solidariedade. Essa simples ação vai amenizar o caso e diminuir o estresse momentâneo, uma vez que o cliente se sentirá compreendido. 

No entanto, não basta concordar da boca para fora, pois o cliente notará que a sua postura está sendo forçada. E, quando isso acontece, a situação tende a piorar. Por isso, cuidado com a forma em que se expressa: tenha calma, compostura e tente compreendê-lo com sinceridade.

4. Apresente soluções

Outra ação que pode ajudar a controlar a situação é oferecer para o cliente uma solução prática e efetiva. Afinal, ele não deve estar nervoso à toa, não é mesmo? Provavelmente existe algum motivo que desencadeou a sua insatisfação. 

Então, proponha um plano para remediar o erro. Importante destacar que você jamais deve fazer uma promessa que não poderá cumprir. Diga a ele qual será a solução e apresente propostas que você pode realmente manter. Nunca tente “enrolar” o cliente apenas para livrar-se dele.

5. Meça as suas palavras

Às vezes, a situação pode sair do controle, uma vez que o cliente perdeu de vez a compostura. Contudo, nunca tente revidar à altura. Lembre-se que isso pode agravar ainda mais o problema e dar mais motivo para o cliente ficar enfurecido. 

Além do mais, tenha em mente que, em alguns casos, a pessoa simplesmente está num dia ruim e acaba descontando suas frustrações na primeira pessoa que aparece na frente. 

Ademais, os profissionais que sabem lidar com clientes difíceis têm mais sucesso e alcançam melhores resultados para a organização. E, certamente, esse é o diferencial de muitas empresas de destaque.

O que achou das dicas? Já precisou colocar em prática alguma delas? Tem outras estratégias para acalmar os clientes? Então, compartilhe conosco suas experiências!

Qual seu perfil de consumidor? Descubra aqui

Qual seu perfil de consumidor? Descubra aqui

Você tem total controle sobre suas finanças? Compra somente o necessário ou, vez por outra, se pega cometendo algum excesso? Esses comportamentos podem estar relacionados ao seu perfil de consumidor e conhecê-lo poderá melhorar a sua relação com o dinheiro.

É claro que não podemos viver obcecados em guardar dinheiro, sem nos permitir pequenos prazeres do consumo. Entretanto, gastar cada centavo do que ganhamos em coisas supérfluas também não é o melhor caminho. O ideal é manter o equilíbrio entre essas duas vertentes.

E isso só é possível quando conhecemos exatamente o nosso padrão de comportamento em relação às finanças. Para ajudá-lo, listamos abaixo os principais perfis de consumidor e suas características:

1. Consciente

Trata-se do perfil que pode ser considerado “ideal”. O indivíduo possui autocontrole e consciência suficientes para analisar se realmente precisa daquele produto, se suas finanças permitem comprá-lo e qual a melhor forma de pagamento.

Ele pesquisa preços, leva em consideração a qualidade e planeja seus investimentos. Além disso, conhece seus direitos como consumidor e não se deixa levar por impulsos.

Um comprador consciente não hesita em dizer não para um familiar (ou para si mesmo) quando se trata de um investimento que julga desnecessário ou para o qual não está financeiramente preparado. Equilíbrio é a sua palavra-chave.

2. Alienado

O comprador alienado simplesmente vai e compra no primeiro lugar que encontra o produto desejado. Ele não pesquisa preços, o que pode fazer com que acabe pagando muito mais do que o produto realmente vale.

Além disso, o consumidor que se enquadra nesse perfil não conhece seus direitos como tal, portanto acha mais fácil jogar fora aquele item de mercado que veio estragado, embora estivesse na validade, do que ter a dor de cabeça de voltar ao local da compra e exigir uma troca.

3. Consumista

Imagine a seguinte cena: você tem 50 camisetas polo em seu guarda-roupa, incluindo algumas que nunca sequer usou. Você passa em frente a uma loja, vê uma promoção irresistível do item e acaba comprando mesmo que, provavelmente, você não vá usá-la.

Se você se identificou com a cena descrita acima, aposto que isso já aconteceu outras vezes. É bem possível que tenha sido assim com aquela caixa de ferramentas de jardinagem que está esquecida em um quartinho na sua casa, a torradeira que você usou só no dia em que comprou (você nem é lá muito fã de torradas, mas viu a torradeira da casa do seu vizinho e sentiu vontade de ter uma igual) e muitos outros objetos.

O prazer do consumista é comprar, sem pensar se utilizará ou não os produtos depois. Ele muitas vezes não os utiliza, compra apenas por impulso ou porque outra pessoa do seu convívio tem aquele objeto. Não para e pensa que o fato de aquele objeto ser útil para outra pessoa, não significa necessariamente que o será para ele: cada um tem o seu estilo de vida.

4. Compulsivo

Trata-se de um grau de desequilíbrio um pouco maior do que o consumista. Nesse caso, a pessoa compra para compensar suas frustrações do dia a dia. Se ela está com um problema no trabalho, ela compra qualquer coisa, o que aparecer, apenas para preencher o vazio que sente.

Quando briga com um familiar, sua terapia é sair para comprar. Tudo em sua vida é resolvido com compras. Trata-se de uma pessoa que possui um problema e necessita de ajuda para controlar suas finanças.

Normalmente, está sempre endividado e não consegue progredir na vida. A melhor solução para essa pessoa é procurar um psicólogo que o ajudará a controlar a ansiedade por meio de outros canais, que não sejam as compras.

5. Pesquisador

Diferente do consciente, que pesquisa o necessário e acredita ter feito um bom negócio, o comprador pesquisador perde muito tempo comparando preços dos itens de que precisa.

Um centavo de diferença é o suficiente para que ele fique indeciso. E a questão não é somente o preço: ele tem dúvidas sobre qual marca comprar, em qual loja e, no fim, pensa até em desistir da compra. Muitas vezes acaba renunciando, de fato, ao produto.

Quando não desiste, quase sempre se arrepende, por acreditar que não fez um bom negócio ou que se deixou ser enganado. Algumas dúvidas são normais, mas essa indecisão toda tende a ser patológica.

6. Emocional

Também conhecido como impulsivo, se deixa levar por seus impulsos na hora de comprar. Diante de determinados itens à venda, ele não racionaliza e tende a adquiri-los baseando-se somente em suas emoções.

Quer um exemplo? Você está de dieta, mas, quando percebe, já encheu o seu carrinho de guloseimas, em vez de pegar somente os itens necessários para a despesa.

Esse é um bom exemplo do comportamento do comprador emocional. Ele quase sempre compra baseando-se na intuição, superstição e desejos momentâneos.

O ideal para quem tem esse perfil é fazer uma lista de compras e tentar ater-se a ela. Caso pense em comprar algo fora do script, uma reflexão mais profunda pode ajudar a ver se o produto é realmente necessário ou trata-se de apenas mais um impulso.

7. Racional

Trata-se do oposto do comprador emocional. Esse tipo de consumidor só compra quando é estritamente necessário. Difere-se do consciente, pois não se permite fazer sequer uma concessão.

É o tipo de pessoa que deixa de viajar nas férias com a família, pois considera esse momento como supérfluo e, portanto, desnecessário. Os amigos costumam chamá-lo de pão duro e ele acredita estar certo, afinal, o importante é economizar.

Falta-lhe o equilíbrio de analisar cada situação e cada possibilidade. Uma viagem, por exemplo, pode ser considerada como investimento pessoal, e não como mera despesa.

Viajar permite o ganho de conhecimentos, inspiração para novas ideias e contatos com diferentes pessoas. Mas o comprador racional é incapaz de ver as coisas por esse ângulo: para ele, o único bem importante é o dinheiro. Com isso, pode acabar perdendo todas as outras possibilidades.

Nossas dicas ajudaram você a descobrir qual o seu perfil de consumidor? Assine a nossa newsletter e fique por dentro de tudo o que você precisa saber para melhorar a sua relação com as finanças.

Posso ser autuado por falta de XML?

Posso ser autuado por falta de XML?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas digitalmente, ou seja, ele é emitido e armazenado eletronicamente (no formato XML), com o intuito de documentar a prestação de serviços ou circulação de mercadorias entre as partes. Sua validade jurídica é autenticada pela assinatura digital do emissor e a recepção, pelo fisco, do documento eletrônico, antes que ocorra o Fato Gerador.

Se você não é muito familiarizado com termos jurídicos utilizados no Direito Tributário, vale a pena explicar que “Fato Gerador” é comumente utilizado para designar o momento em que nasce uma obrigação jurídica para se pagar um determinado tributo.

A NF-e modelo 55 é um arquivo em formato XML que veio para substituir a Nota Fiscal em papel Modelo 1 e 1-A. A legislação vigente (2017) exige que você mantenha guardado à disposição do fisco pelo prazo mínimo de cinco anos, conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.

Como citado anteriormente, a NF-e possui sua validade jurídica e fiscal assegurada pela assinatura digital. Isso é feito através do uso de um certificado digital, que nada mais é do que um arquivo que serve como uma espécie de identidade virtual que permite sua identificação de maneira segura.

Posso ser multado por falta de XML?

A resposta curta e direta é: sim, você pode ser multado por falta de XML. Cada unidade federativa tem o poder de decidir o total do montante a ser pago na multa pela ausência de algum documento fiscal.

O CONFAZ, por meio da cláusula décima do ajuste SINIEF 07/2015, determina que o emissor da NF-e deve mantê-la armazenada, em arquivo digital, e à disposição do fisco sempre que for solicitado. Todos os contribuintes do ICMS, optantes ou não pelo Simples Nacional, possuem a obrigação de guardar o XML da NF-e.

Como posso armazenar o XML do meu NF-e?

Se você deseja armazenar, com segurança, todos os seus arquivos XML, sejam eles de saída ou de entrada de mercadoria, você deveria pensar em contratar uma ferramenta para lhe auxiliar no gerenciamento de suas NFe’s

Clique aqui para conhecer melhor o Farejador. Comece hoje mesmo a localizar suas NF-es de forma inteiramente gratuita!

Posso baixar DANFe usando o arquivo XML da minha NF-e?

Posso baixar DANFe usando o arquivo XML da minha NF-e?

Muitos profissionais, mesmo os mais experientes, ainda se deparam com muitas dúvidas a respeito da contabilidade de empresas de pequeno, médio ou grande porte. Isso se deve ao fato de que o mundo fiscal é enorme, repleto de detalhes e pormenores que muitas vezes servem apenas para enrolar a cabeça das pessoas e tornar tudo mais confuso.

Infelizmente, você não pode se dar ao luxo de errar no mundo do fisco. A fiscalização não perdoa e alegar desconhecimento de determinado processo ou lei não irá eximir sua responsabilidade e tão pouco irá evitar que você sofra as sanções previstas em lei. Por isso, estar atento e compreender bem tudo que você pode ou não fazer é um passo essencial para que você possa fazer o melhor planejamento estratégico de sua empresa, bem como ter a certeza de que você está agindo dentro do que é permitido pela legislação vigente.

Se você precisa de ajuda para se organizar, talvez você queira conferir estes 6 aplicativos que podem te ajudar.

Um exemplo destes erros tão comuns é a falsa noção de que o DANFe pode ser utilizado como um documento fiscal juridicamente válido. É importante compreender que ele é apenas um documento que acompanha o transporte de produtos e mercadorias. Apesar disso, você também não pode cair no erro de menosprezar a importância do DANFe, pois sem ele você não pode transportar suas mercadorias.

Por que é importante guardar meus XML?

Você sabe quais são os motivos que tornam imperativo que você tenha um processo de gestão voltado para armazenar Notas Fiscais Eletrônicas (NFe’s)?

Caso você ainda não saiba, o arquivo XML das suas Notas Fiscais precisa ser armazenado pelo prazo legal de cinco anos, tanto por aquele que fornece quanto por aquele que compra. O não cumprimento desta exigência jurídica pode acarretar em multas de até R$1000 por cada documento extraviado.

Além da importância jurídica, o correto armazenamento dos XMLs das suas NFes, lhe auxiliará em caso de falência. Muitas empresas não conseguem comercializar seus próprios bens pelo simples fato de não possuírem os documentos fiscais correspondentes para que possam ser repassados ao seu comprador.

No mundo dos negócios, sempre prezamos para que todas as transações ocorram de forma transparente, honesta e sem quaisquer problemas com os clientes/compradores. No entanto, desavenças sempre podem ocorrer, principalmente quando se trata de alguém agindo de má-fé. No Brasil, como em qualquer outro país do mundo, o cliente tem sempre razão e é obrigação da empresa provar que ela está certa. O armazenamento das Notas Fiscais protege você e seu negócio de eventuais acusações, podendo servir como prova de sua boa-fé.

Por fim, o seu documento XML é essencial para que você possa baixar o DANFe online. Quer saber como?

Como gerar o DANFe online?

Se, por algum motivo, você precisa obter seu DANFe online por meio de arquivos XML, você pode fazê-lo tranquilamente utilizando o Farejador. Tudo que você precisa é ou informar suas chaves de acesso ou enviar o arquivo XML e seu documento será gerado em formato PDF, perfeitamente adaptado para a impressão.

É muito importante poder contar com uma ferramenta que possa auxiliá-lo a gerar o seu DANFe sempre que necessário, tendo em visto que se trata de um documento físico, ele está muito mais sujeito a imprevistos como extravios e perdas.

Respondemos suas dúvidas? Você está gostando dos nossos artigos? Fale com a gente nos comentários, temos nossa equipe pronta para respondê-lo!

Por quanto tempo devo armazenar Notas Fiscais da minha empresa?

Por quanto tempo devo armazenar Notas Fiscais da minha empresa?

Se você veio até este artigo atrás de uma resposta rápida e sem enrolação, aqui vai ela: o prazo legal imposto para o armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), estabelecido pela legislação brasileira, é de cinco anos. Em outras palavras, você precisa armazenar seus arquivos XML e mantê-los à disposição da Receita Federal por até cinco anos.

A perda de qualquer um de seus documentos pode acarretar em multas ou, em casos mais graves, pode resultar até em prisão sob a acusação de crime tributário. Este é um risco que você não pode correr. Por isso, é importante compreender bem como a legislação brasileira funciona – até como uma forma de se proteger da tributação excessiva e trabalhar melhor neste cenário tão agressivo ao empreendedor.

Se você tem outras dúvidas a respeito do armazenamento de Notas Fiscais na sua empresa, continue acompanhando este artigo, listamos algumas das principais preocupações a este respeito.

O DANFe possui validade jurídica?

Não, o DANFe não possui validade jurídica. Trata-se de um documento impresso que serve para acompanhar o produto comercializado durante o seu transporte. Ele não tem a necessidade de ser armazenado como a Nota Fiscal Eletrônica (arquivo XML). No entanto, ele ainda é importante, pois serve para provar o valor de seus produtos, bem como comprovar sua origem em caso de uma fiscalização do transporte.

Como localizar Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)?

Compreendendo a importância de armazenar suas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), você precisa de uma ferramenta capaz de buscá-las rapidamente, em qualquer lugar que você estiver.

Já existem inúmeras ferramentas que lhe auxiliam com a localização e armazenamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) de forma gratuita. O Farejador é uma delas, capaz de tornar este trabalho muito mais simples e fácil. Sendo esta ferramenta diretamente ligada ao banco de dados da SEFAZ, você poderá visualizar suas NF-es de qualquer lugar, com incrível precisão e velocidade.

Como armazenar Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)?

Em primeiro lugar você precisa ter em mente que você precisa de ordem e organização. Se você armazena suas Notas Fiscais Eletrônicas de maneira confusa e dispersa, imagina o tempo que você irá gastar para localizar uma NF-e perdida lá pelos idos de 2014?

Não é preciso repetir aqui o velho adágio que afirma que “tempo é dinheiro”, certo?

A organização de seus documentos fiscais aumenta a produtividade de sua empresa, que poderá contar com tudo que precisa sempre que necessário, de forma fácil e descomplicada.

Portanto, além de contar com uma ferramenta capaz de armazenar seus documentos fiscais, ela precisa também lhe auxiliar na melhor organização e disposição delas, para que sejam facilmente localizáveis sempre que necessário.

Neste sentido, a melhor plataforma para tal fim é o Farejador, pois ele permite que você possa armazenar suas Notas Fiscais de produtos e serviços em nuvens digitais. Além de gozar dos benefícios proporcionados pela facilidade de armazenamento e organização, você também pode contar com a segurança e proteção contra ataques de vírus e pessoas mal-intencionadas. O Farejador, que já armazena em seu servidor mais de R$180 milhões em documentos fiscais, garante a inviolabilidade de seu sistema e a proteção de todos os seus dados.

Ficou interessado?

Clique aqui para começar a consultar suas notas fiscais eletrônicas gratuitamente e conheça a melhor plataforma de gestão, consulta e armazenamento de documentos fiscais!

Viu como tudo pode ser mais simples do que realmente parece ser?

Não tenha medo de nos enviar suas dúvidas nos comentários, nossa equipe está preparada e disponível para respondê-lo a qualquer momento.

Você sabia que toda NFe modelo 55 é acompanhada por um arquivo XML

Você sabia que toda NFe modelo 55 é acompanhada por um arquivo XML

Todos sabem que os documentos fiscais precisam ser armazenados por pelo menos cinco anos para serem apresentados ao fiscal quando solicitado.

No entanto, você sabia que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 não existe fisicamente? Muitos podem se enganar, acreditando erroneamente que o DANFe que acompanha a mercadoria pode substituir o arquivo XML. Não caia nesse erro!

O DANFe serve apenas para acompanhar a mercadoria. No caso de alguma fiscalização, será exigido o seu arquivo XML.

Portanto, você tem a obrigação de guardar todos os seus arquivos XML pelo prazo de cinco anos, sob pena de multa. Não importa se é de entrada ou de saída, você deve armazená-los para que possam ser apresentados em caso de fiscalização.

Mas o que é a NF-e modelo 55?

Caso você não compreenda muito bem, vale uma rápida explicação. Simples e direto, tudo que você precisa saber é que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 é um documento de existência digital (no formato XML) que documenta operações de prestação de serviços ou troca de mercadorias.

Para saber mais, vale a pena dar uma olhada sobre o que diz o ajuste SINIEF 07/2005, com atenção especial em sua cláusula décima.

Clique aqui para saber mais sobre a NF-e modelo 55

Precisa de ajuda para armazenar Notas Fiscais Eletrônicas (NFes)?

Se você compreende a importância de armazenar seus arquivos XMLs, você sabe que é imprescindível contar com uma ferramenta confiável, capaz de gerenciar e guardar suas NF-es com total segurança e privacidade.

Clique aqui para saber como consultar e armazenar suas Notas Fiscais, em tempo real, de forma fácil, simples e rápida!