Exercer a atividade empresarial no Brasil sempre foi um grande desafio. Além da própria competitividade do mercado, a quantidade de exigências e de obrigações legais é enorme. Por isso, ficar em dia com a legislação era bastante complicado, o que fortalecia a chamada “economia subterrânea”, minando importantes receitas tributárias dos cofres públicos. O eSocial veio para ajudar na solução desse problema.

As empresas deveriam processar uma série de documentos, livros, registros, cadastros, entre outros, o que dificultava o exercício da atividade econômica e favorecia a ocorrência de infrações à lei.

Para resolver esses problemas e sobretudo, para facilitar o controle fiscal e a arrecadação tributária, o Governo Federal criou o eSocial, uma ferramenta eletrônica capaz de trazer mais simplicidade e rapidez no processamento das informações empresariais. E é sobre ela que falaremos no post de hoje.

Vamos conhecer como funciona e quais são as principais regras e prazos do eSocial.

Então, se você trabalha no departamento pessoal de uma empresa ou é gestor do próprio negócio, não deixe de ler esse post. Ele foi feito para você. Confira!

Do que se trata o eSocial?

O eSocial é a nova ferramenta eletrônica criada pelo Governo Federal, por meio do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014.

Ele faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED – e veio para facilitar a prestação de informações das empresas aos órgãos governamentais, sejam elas obrigações fiscais, previdenciárias, comerciais ou trabalhistas.

O eSocial vai aperfeiçoar e padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de todos os dados tributários, previdenciários e trabalhistas referentes aos custosos contratos de trabalho.

Essas informações comporão um cadastro único de caráter nacional.

A adesão ao eSocial é obrigatória para todas as empresas, independentemente do seu porte ou segmento. Até mesmo os empregadores domésticos devem registrar as informações do contrato de seus funcionários na página eletrônica do Governo.

 Quais são as entidades participantes do sistema?

  • a Caixa Econômica Federal — CEF;
  • a Receita Federal do Brasil — RFB;
  • o Instituto Nacional do Seguro Social — INSS;
  • o Ministério da Previdência Social — MPS;
  • e o Ministério do Trabalho e Emprego — MTE.

Que documentos serão substituídos com a implementação do eSocial?

Antes do eSocial, as empresas eram obrigadas a processar vários documentos e remetê-los a diversos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, o INSS, entre outros.

Com o novo sistema, apenas uma guia será gerada e as informações deverão ser inseridas apenas uma vez. Elas serão compartilhadas no meio virtual pelas entidades consorciadas e poderão ser acessadas a qualquer tempo.

Com isso, vários documentos foram substituídos. São eles:

  • a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS);
  •  o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT);
  •  a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  •  a Comunicação do Seguro Desemprego;
  •  o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), etc.

Em que momento as informações devem ser registradas no eSocial?

As informações serão registradas apenas uma vez no momento de sua ocorrência.

Isso trará mais segurança no armazenamento, mais flexibilidade e simplicidade no envio e na posterior ratificação pelos órgãos competentes.

Quais são as mudanças na rotina do empregador?

O eSocial trouxe muitas mudanças na rotina das empresas, principalmente com relação ao cadastramento das informações relativas ao dia a dia e aos direitos trabalhistas dos empregados.

Ele exige o envio imediato dessas informações e os entes consorciados terão mecanismos eficazes para verificar se as empresas estão cumprindo às regras. Com isso, não será possível que as empresas forneçam informações erradas ou incompletas, pois o sistema faz o cruzamento de dados, e qualquer distorção será imediatamente identificada.

As principais mudanças serão as seguintes:

Admissões e demissões

A admissão de novos colaboradores deverá ser cadastrada no eSocial até o final do dia imediatamente anterior à contratação do empregado. Mas para isso é preciso habilitar o sistema para a recepção desse evento até trinta dias da data prevista para a contratação que está sendo informada. Se a contratação não se efetivar, o processo pode ser cancelado.

As dispensas de trabalhadores também deverão ser informadas no eSocial em até dez dias após a rescisão do contrato de trabalho, seja por qualquer forma de desligamento.

Folha de pagamento

O eSocial passou a ser visto como uma folha de pagamento virtual, já que se deve inserir nele todos os dados referentes à rotina dos trabalhadores, como o salário, as indenizações, horas extras, abonos, adicionais, descontos, entre outros. Esses eventos deverão ser encaminhados individualmente para o sistema eletrônico do eSocial.

O sistema impõe a observância do regime de competência para o fechamento da folha de pagamento. Desse modo, os eventos que ocorrerem dentro do mês terão que ser lançados na folha do respectivo mês e não no mês seguinte, como era comumente feito pelas empresas.

Jornada de trabalho

As informações sobre a jornada de trabalho são de cadastramento obrigatório no eSocial, que visa identificar o cumprimento das obrigações previstas na CLT, como o pagamento de horas extras, adicional noturno e o respeito aos intervalos intrajornada.

Os mesmos dados citados acima devem ser lançados junto com outras informações essenciais dos empregados, como o valor do salário, a função exercida, a existência de doença ou ocorrência de acidente de trabalho, entre outros.

Alterações salariais

Alterações salariais também devem ser informadas ao Governo no dia posterior à sua ocorrência com indicação da data de sua efetivação.

Esses dados devem ser cadastrados no sistema antes do envio do próximo evento envolvendo a remuneração do funcionário com o salário base modificado. A observância desse procedimento é indispensável, caso contrário o sistema acusará erro no cadastramento das informações relacionadas à folha de pagamento. 

Qual o prazo para aderir ao programa?

O eSocial foi criado no ano de 2014, mas ainda não está em vigor. O prazo para a sua implementação leva em conta o faturamento da empresa.

Para as organizações que tiveram faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) em 2016, o prazo limite para adesão ao sistema é o dia 1º de janeiro de 2018 e agora será por fases.

Para as demais empresas e para os órgãos públicos, o eSocial se torna obrigatório a partir de 1º de julho de 2018 e também será por fases.

O envio das informações referentes à saúde e à segurança dos trabalhadores, contudo, somente será compulsório após decorridos 6 meses do término dos prazos já mencionados (prazos limites).

Como vimos, o Social vai trazer mais celeridade, simplicidade e segurança na prestação, cadastramento e fiscalização das principais informações empresariais.

Com a sua implementação, haverá uma efetiva racionalização de processos dentro das organizações, pois esperamos que a burocracia seja diminuída.

Então, essa nova ferramenta vai trazer benefícios para todos, inclusive para os trabalhadores, que poderão gozar dos benefícios da transparência e segurança jurídica no cadastramento das suas informações no sistema. Assim, será mais fácil exigir os seus direitos. Já para as empresas, o eSocial vai evitar condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas com base em arbitramentos unilaterais pelo fisco, como não era incomum de ocorrer.

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