As notas fiscais eletrônicas (NF-e) estão no mercado há pouco tempo, mas já fazem uma grande diferença na vida de quem trabalha com comércio e prestação de serviços, dando agilidade, eficiência e segurança na comprovação de transações.

Como somos todos humanos, errar é sempre uma possibilidade, mesmo quando se trata do preenchimento de um documento, como é o caso. Muitas pessoas ainda não sabem como cancelar uma nota fiscal eletrônica e passam apertado quando percebem um equívoco depois do envio.

Se você é uma dessas pessoas, não se preocupe! Nós temos todas as informações que você precisa bem aqui. Confira!

Quando preciso cancelar uma NF-e?

Sempre que houver erros nos dados que constam na nota, é preciso que isso seja notificado, mas não são todos os casos que requerem cancelamento. Se o valor do imposto estiver menor do que o correto, por exemplo, basta emitir uma nota complementar.

Quando a errata não modificar dados essenciais (datas, valores, identificação ou endereço do destinatário), ela poderá ser feita por meio de uma carta de correção eletrônica (CC-e) no prazo de até 30 dias, e podem ser feitas até 20 sucessivas para uma mesma nota (sendo a última a que terá valor oficial).

Nas demais situações, o cancelamento é obrigatório. 

Até quando posso cancelar?

Segundo a lei brasileira, uma NF-e só pode ser cancelada dentro do prazo máximo de 24 horas corridas de seu envio. O prazo pode ser menor de acordo com o estado em que a nota foi emitida. Procure saber da legislação estadual vigente.

Mesmo dentro desse tempo, o cancelamento não será mais possível se:

  • já houver manifestação de Ciência de Emissão pelo cliente;
  • o produto ainda estiver em circulação.

Se esse for o caso, veja mais abaixo como proceder.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

  1. Dentro do software que você utiliza para emitir NF-es, procure pela opção “cancelar nota fiscal”, ou algo que o valha — pequenas variações podem ocorrer, mas todos os programas possuem um ícone com essa função. Clique e confirme o cancelamento.
  2. Aguarde a resposta da Receita Federal, indicando que o caso foi analisado e a nota cancelada.
  3. Faça uma nova nota (com novo número) para substituir a nota cancelada.

 O que fazer se não puder mais cancelar?

A forma de agir depende do motivo que impossibilita o cancelamento.

Se o problema foi o tempo, é possível fazer uma denúncia espontânea por perda de prazo de cancelamento em uma agência da Receita Federal. Aceita a denúncia, o cancelamento volta a estar disponível eletronicamente.

O ideal é evitar que isso aconteça, já que essa operação é seguida de multa de 1,5% (também pode variar de acordo com o estado) sobre o valor da nota.

A lei estadual pode vetar o cancelamento tardio da nota ou podem ocorrer os impedimentos já citados acima. Nesses casos, o cancelamento em si não será possível. É preciso que o cliente faça uma nota de devolução ou que o prestador de serviço faça uma nota de estorno, indicando que a mercadoria voltou ao estoque.

Agora que você já sabe como cancelar uma nota fiscal eletrônica, não deixe de assinar a nossa newsletter para ficar por dentro das melhores dicas e novidades sobre o mundo da contabilidade!