As NF-e de entrada e de saída são elementos fundamentais na gestão e administração de uma empresa. A primeira registra as compras realizadas e a segunda, as vendas ocorridas. Sendo assim, registrar esse tipo de documento fiscal é algo que deve ser realizado com muito cuidado e atenção.

Uma falha nesse processo pode gerar informações incorretas que são encaminhadas a outros setores, prejudicando severamente a gestão da empresa. 

Mas o que são as NF-e de entrada e de saída? Para que serve e como emiti-las? Se você também tem essas e outras dúvidas, acompanhe o post! Nele, vamos diferenciar os documentos e ensinar você a maneira correta de realizar os lançamentos ou registros desses tipos de documentos!

O que é NF-e de entrada?

Basicamente, a nota fiscal eletrônica de entrada é um serve para comprovar a movimentação de mercadorias recebidas. Por meio dela, uma empresa realiza o registro de compras, alimenta o seu sistema de gestão de estoques, gera obrigações para o departamento financeiro além de fornecer informações importantes para o departamento fiscal e para a contabilidade.

Os créditos tributários a que algumas empresas têm direito são obtidos por meio das notas fiscais de entrada. Assim, quando esses documentos não são corretamente lançados uma empresa pode até mesmo pagar mais impostos do que realmente seria devido.

As notas fiscais de entrada também servem à gestão da empresa no que se refere às obrigações geradas no departamento financeiro. Por meio dela esse setor realiza o pagamento ao fornecedor que vendeu a mercadoria.

Assim, podemos afirmar que a NF-e de entrada cria um processo de integração que vai desde o seu registro no software de gestão até a realização dos devidos pagamentos. No entanto, ela não serve somente a esse tipo de procedimento.

A NF-e de entrada também é utilizada quando há a ocorrência de alguma dessas situações:

  • transferência de itens ou produtos para outros estoques ou armazéns;
  • quando ocorre o chamado retorno de industrialização (procedimento em que a mercadoria é enviada a um terceiro para realizar algum beneficiamento e retorna ao estoque da empresa);
  • retorno de mercadorias transferidas para exposição;
  • entrada de produtos para reparo ou troca.

O que é NF-e de saída?

A nota fiscal de saída é o documento relativo às vendas realizadas pela empresa. O seu registro ou escrituração produz uma série de informações para diversos setores de um negócio.

Ela realiza a movimentação do estoque (baixando os produtos vendidos), gera informações ao departamento de contas a receber além de outros dados importantes para o setor fiscal e contábil.

Por meio dela é extraída a base de cálculo dos tributos que a empresa deverá recolher. Assim, quando há erros na emissão desse tipo de documento, os responsáveis pela apuração de impostos podem ser induzidos a erros que podem causar sansões graves para o negócio.

Quando as notas fiscais de saída não são lançadas, os órgãos de arrecadação e fiscalização tributária podem acusar a empresa de omitir receitas para sonegar impostos, o que é considerado crime pela legislação fiscal brasileira.

Portanto, quem falha na escrituração de suas notas fiscais de saída perde a oportunidade de alcançar um altíssimo nível de gestão e administração. Além disso, corre sérios riscos de sofrer sansões, que geralmente causam prejuízos incalculáveis, podendo inclusive resultar no fechamento da empresa.

A nota fiscal de saída também será utilizada quando ocorrerem operações como o envio de produtos para reparo ou conserto bem como devolução de mercadorias adquiridas.

Qual a diferença entre a NF-e de entrada e de saída?

A principal diferença entre a NF-e de entrada e a de saída está relacionada ao tipo de operação realizada. No primeiro caso temos a ocorrência de uma compra ou a chegada de um produto no estoque da empresa.

A NF-e de saída é o documento comprobatório de receitas auferidas. Ela também movimenta o estoque, no entanto, para diminuir os valores escriturados nele.

Como é feita a emissão da saída?

A emissão da NF-e de saída deverá ser realizada utilizando um software específico para essa finalidade. Nele você informará os dados essenciais de uma nota fiscal, os quais vamos listar logo abaixo:

  • dados do cliente (nome, CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual e endereço completo);
  • dados do produto vendido (descrição, código, quantidade, unidade de medida, tributação e valor);
  • códigos diversos para designar as questões tributárias (NCM, CST, CEST e CFOP);
  • informações sobre o frete das mercadorias;
  • informações sobre as faturas geradas.

De posse desses dados, você poderá emitir a sua nota fiscal eletrônica de saída, no entanto, ainda falta um elemento essencial para finalizar o processo: o certificado digital. Essa ferramenta é a responsável por dar validade jurídica e veracidade à NF-e emitida.

Como é feito o lançamento da NF-e de entrada?

A NF-e de entrada deve ser registrada em um software de gestão próprio e de preferência integrado com outros departamentos da empresa.

De posse do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) você iniciará o processo identificando o fornecedor emitente do documento que está sendo escriturado. Feito isso, basta cadastrar os produtos, inserindo todos os dados existentes como códigos, descrição, unidade de medida, quantidade, valor etc.

Algumas empresas utilizam uma ferramenta que realiza a leitura dos 44 dígitos da chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Esse procedimento pode ser realizado com um equipamento de identificação de código de barras.

Alguns softwares realizam o download do arquivo XML diretamente do portal da NF-e, facilitando muito o processo de registros das notas fiscais de entrada da sua empresa. Esse procedimento dispensa o lançamento manual de cada um dos elementos que compõem o documento.

Ainda sobre o registro ou escrituração das notas de entrada, é importante mencionar sobre o seu arquivamento. Muitas empresas armazenam apenas o DANFE e esquecem que o principal documento a ser armazenado é o arquivo XML.

A empresa que não guarda esses documentos pelo prazo exigido na Legislação Fiscal pode sofrer penalidades graves em casos de fiscalização ou auditoria.

Portanto é muito importante que, além de registrar corretamente ambos os tipos de operações e seus documentos fiscais correspondentes, seja realizado o armazenamento das notas fiscais, principalmente, em meio digital (arquivo XML) e físico (DANFE).

Gostou deste artigo sobre a diferença entre a NF-e de entrada e de saída? Que tal aprender mais sobre contabilidade e negócios? Então, confira o nosso artigo sobre os 6 erros de gestão que você não pode cometer!