A recente implementação da escrituração eletrônica trouxe maior agilidade aos processos de envio de notas para o controle do fisco. Um desses processos diz respeito à nota fiscal denegada, situação em que a NF-e é enviada, mas não aceita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). A operação comercial, portanto, passa a ser inválida para efeito de tributação.

Saiba como proceder em caso de denegação de notas, acompanhe o artigo até o final e evite prejuízos e perda de tempo com notas fiscais emitidas ou recebidas irregularmente.

As causas para nota fiscal denegada

A denegação de nota fiscal tem como causa irregularidades na Inscrição Estadual de uma das partes na operação comercial. Geralmente, essas discrepâncias são detectadas em função do CNPJ estar suspenso, cancelado ou em processo de exclusão do cadastro da Receita Federal.

Nos termos da lei, o Decreto nº 45.267, de 01 de junho de 2015, é o dispositivo que regulamenta os casos em que a NF-e será denegada. Além disso, no ajuste SINIEF 07/05, está previsto o armazenamento do respectivo arquivo XML da nota denegada, da mesma forma que as notas regulares, pelo prazo de 5 anos.

A denegação de uma nota se consubstancia somente após a emissão para os servidores da Sefaz. Ou seja, significa que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) foi impresso, com a respectiva gravação de dados nos registros da Secretaria da Fazenda.

Diferenças em relação à NF-e rejeitada

Existe ainda um segundo caso, parecido com a denegação de nota, a rejeição da NF-e. A diferença é que a nota rejeitada não é processada pelos servidores da Sefaz. Não há gravação de dados e, assim, é como se a nota não tivesse sido emitida.

Isso permite que seu número seja utilizado em uma nova emissão, o que não acontece com notas denegadas. Existem mais de 600 situações em que uma nota pode ser rejeitada, enquanto a denegação só acontece quando se caracterizam os erros:

  • 301 — emitente com Inscrição Estadual irregular perante o fisco;

  • 302 — destinatário em situação junto ao fisco irregular;

  • 303 — destinatário desabilitado a realizar transações na UF.

Um erro que pode acontecer ao reenviar a nota fiscal que tenha sido denegada é a reutilização do número invalidado, caracterizado pelo código 205. Nesse caso, basta seguir a ordem numérica seguinte, para que a nova nota fiscal seja aceita. Dica: para consultar a numeração de uma nota, utilize um farejador de notas fiscais.

O que fazer para evitar a denegação

A nota fiscal denegada pode representar um sério problema quando o destinatário não está em condições de fazer transações comerciais válidas. O emissor fica impossibilitado de receber pela mercadoria vendida, ou seja, na iminência de ter prejuízos.

Uma maneira simples de evitar esse transtorno é uma consulta no site da Sintegra. Basta escolher o estado onde fica a empresa que vai receber a nota e consultar pela sua situação cadastral.

Por outro lado, a consulta individualizada por empresas, assim como o envio de notas fiscais manualmente, é inviável quando a empresa lida com múltiplos fornecedores. Nesse caso, apenas com um sistema de automação é possível garantir o envio de NF-e sem risco de ocorrer a nota fiscal denegada.

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