A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas digitalmente, ou seja, ele é emitido e armazenado eletronicamente (no formato XML), com o intuito de documentar a prestação de serviços ou circulação de mercadorias entre as partes. Sua validade jurídica é autenticada pela assinatura digital do emissor e a recepção, pelo fisco, do documento eletrônico, antes que ocorra o Fato Gerador.

Se você não é muito familiarizado com termos jurídicos utilizados no Direito Tributário, vale a pena explicar que “Fato Gerador” é comumente utilizado para designar o momento em que nasce uma obrigação jurídica para se pagar um determinado tributo.

A NF-e modelo 55 é um arquivo em formato XML que veio para substituir a Nota Fiscal em papel Modelo 1 e 1-A. A legislação vigente (2017) exige que você mantenha guardado à disposição do fisco pelo prazo mínimo de cinco anos, conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.

Como citado anteriormente, a NF-e possui sua validade jurídica e fiscal assegurada pela assinatura digital. Isso é feito através do uso de um certificado digital, que nada mais é do que um arquivo que serve como uma espécie de identidade virtual que permite sua identificação de maneira segura.

Posso ser multado por falta de XML?

A resposta curta e direta é: sim, você pode ser multado por falta de XML. Cada unidade federativa tem o poder de decidir o total do montante a ser pago na multa pela ausência de algum documento fiscal.

O CONFAZ, por meio da cláusula décima do ajuste SINIEF 07/2015, determina que o emissor da NF-e deve mantê-la armazenada, em arquivo digital, e à disposição do fisco sempre que for solicitado. Todos os contribuintes do ICMS, optantes ou não pelo Simples Nacional, possuem a obrigação de guardar o XML da NF-e.

Como posso armazenar o XML do meu NF-e?

Se você deseja armazenar, com segurança, todos os seus arquivos XML, sejam eles de saída ou de entrada de mercadoria, você deveria pensar em contratar uma ferramenta para lhe auxiliar no gerenciamento de suas NFe’s

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