Criado pelo Decreto 6.022/2007, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma ferramenta eletrônica utilizada para o envio dos documentos de escrituração contábil e fiscal de empresas e pessoas jurídicas à Receita Federal por meio de arquivo digital com formato padronizado e específico.

Um dos subprojetos do SPED é a Escrituração Contábil Digital (ECD), que facilita o acesso das autoridades aos documentos contábeis das empresas a fim de aumentar o controle fiscal.

No entanto, o SPED Contábil traz benefícios também para as companhias, uma vez que reduz a burocracia, elimina alguns processos manuais e garante maior exatidão nas informações. Com isso, as empresas percebem redução de custos, maior controle das informações e economia de tempo.

Você ainda tem dúvidas sobre como enviar o SPED Contábil? Então aproveite para saná-las agora mesmo!

O que precisa ser transmitido?

São enviadas as versões digitais dos seguintes livros:

  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos;

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver.

Lembre-se, no entanto, de que esses livros contábeis transmitidos eletronicamente precisam contar com uma assinatura digital (no mínimo, segurança tipo A3).

Qual o prazo para a transmissão?

Deve ser entregue anualmente até o último dia útil de maio do ano seguinte. Então, os arquivos referentes a 2017 devem ser emitidos até o dia 31 de maio de 2018.

Como enviar o SPED Contábil?

A transmissão é feita por meio de um software disponibilizado no site da Receita Federal. O sistema recebe atualizações constantes. Então, mesmo que você já tenha instalado no computador, é apropriado buscar a versão mais recente.

Para fazer o envio, é necessário primeiro gerar o arquivo para importação. Embora possa ser preenchido manualmente, o ideal é que você use um software contábil. Gerado o arquivo, basta seguir estes passos:

  • abra o software do ECD, acesse o Menu em Arquivo > Escrituração Contábil > Importar;

  • na janela que se abriu, busque o arquivo gerado para a importação;

  • o sistema fará uma verificação do arquivo e, caso esteja tudo certo, surgirá uma nova tela, onde você vai clicar em “Sim”, mas se houver erros, surgirá uma janela de advertência, onde você precisará clicar em “Ok”;

  • para descobrir os as inconsistências, vá em Erros > Advertências > Exibir e, após isso, serão destacados os campos que devem ser corrigidos;

  • dando prosseguimento, é a hora de criar o arquivo de entrega da Escrituração, clicando no ícone do ECD e salvando o arquivo de recuperação;

  • assine digitalmente o documento clicando no menu “ECD — Assinar Escrituração Digital” e selecionando o usuário (para isso, é necessário ter um certificado digital e-CNPJ da empresa e e-CPF do contador, ambos do tipo A1 ou A3);

  • para que o certificado seja visualizado no sistema, é preciso que esteja salvo no Repositório de Certificados do Windows, se for certificado A1;

  • agora é só selecionar “Transmitir Escrituração Digital”;

  • surgirá uma tela informando a situação da declaração;

  • para finalizar, vá no menu na opção “Escrituração > Recibo de Transmissão” e gere o documento comprobatório.

Para que servem os certificados digitais e-CPF e e-CNPJ?

O e-CPF e o e-CNPJ são certificados digitais usados para identificar eletronicamente pessoas físicas e empresas, respectivamente. Dessa forma, eles validam o relacionamento online com as autoridades fiscais. Como vimos no passo a passo, sem esses certificados, não há como enviar o SPED Contábil.

Quem não precisa enviar o SPED Contábil?

Algumas empresas e instituições são isentas de realizar o processo de emissão. São elas:

  • aquelas que tenham optado pelo Simples Nacional;

  • órgãos públicos;

  • empresas inativas;

  • fundações públicas;

  • autarquias.

Sem dúvida, a tecnologia veio para facilitar a vida dos profissionais do setor contábil. Como você pôde perceber, o processo de emissão do ECD é bem simples. E o uso de softwares contábeis facilita ainda mais o procedimento, automatizando diversas das tarefas burocráticas e otimizando o trabalho no escritório de contabilidade.

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