As empresas já estão acostumadas a emitir NFe mas esse processo ainda pode ser complexo e um pouco confuso devido à quantidade de arquivos e do próprio modelo digital que vem substituindo o tradicional, feito de papel.

Esse modelo existe desde 2005 em todo o território nacional e tem o objetivo de facilitar a relação entre o Fisco e os contribuintes. Ao mesmo tempo, ele tem a vantagem de diminuir os custos com impressão e aquisição do documento fiscal além de facilitar o acompanhamento do trânsito dos itens e a consulta à NFe.

Apesar de já saber tudo isso, talvez você ainda enfrente alguns problemas com a NFe no dia a dia. É por isso que criamos este post. Aqui vamos dar dicas imprescindíveis para a emissão da nota eletrônica. O nosso objetivo é tornar esse processo mais prático e eficiente, além de menos suscetível a erros.

É o que você também deseja? Então, aproveite as dicas que vamos passar a partir de agora. Boa leitura!

Conheça os códigos de substituição tributária

Alguns produtos estão enquadrados nessa situação, que foi definida em agosto de 2015 pelo convênio ICMS 92/2015 do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). O chamado Código Especificador de Substituição Tributária (CEST) já existe desde então, mas passou a ser obrigatório para importadores e indústrias em 1º de julho de 2017.

Todas as empresas precisarão inserir o CEST na NFe a partir de 1º de abril de 2018. A partir daí, as notas serão rejeitadas caso o código não seja inserido. Há diferentes mercadorias que se enquadram nesse contexto. Você pode consultar a lista delas diretamente no site do Confaz, já que ela sofre atualizações constantes.

Para os empreendimentos que fazem parte do regime tributário Simples Nacional, há códigos específicos cuja sigla é CSOSN. Nesse caso, há uma tabela a seguir:

Tipo

Quando escolher

101 – tributada pelo Simples com permissão de crédito

O produto não é isento de ICMS

102 – tributada pelo Simples sem permissão de crédito

O produto é isento de ICMS pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual

103 – isenção do ICMS no Simples para faixa de receita bruta

O estado isenta o ICMS conforme o faturamento da empresa, que varia segundo a unidade da federação

201 – tributada pelo Simples com permissão de crédito e cobrança do ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas tributadas

202 – tributada pelo Simples sem permissão de crédito e com cobrança de ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas isentas de ICMS

203 – isenção de ICMS no Simples para faixa de receita bruta e com cobrança de ICMS por substituição tributária

O produto tem CEST e foi agregado seguro, frete ou outras despesas e o estado isenta o ICMS segundo o faturamento da empresa

300 – imune

A entidade não tem fins lucrativos, como ONGs, igrejas e fundações

400 – não tributada pelo Simples

A operação não gera imposto a pagar

500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária ou antecipação

O produto tem ICMS substituição tributária (ICMS-ST)

900 – outros

Situações não previstas e orientações estaduais

Tenha a certificação digital

A NFe só terá validade jurídica se contar com uma assinatura digital que comprove sua autenticidade. O certificado garante que foi a sua empresa que emitiu a nota e deve ser obtido junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

A lista das entidades autorizadas estão no site do ICP-Brasil. No entanto, alguns softwares emissores já possuem essa funcionalidade. Além disso, é preciso atentar-se para os 2 tipos válidos de certificado:

  • eCNPJ, que assina a NFe e oferece acesso a outros serviços na Receita Federal;

  • eNFe, que é exclusivo para a emissão de NFe.

Use um software para otimizar o processo de emitir NFe

A emissão se torna mais fácil quando você adota esse sistema mesmo nos casos em que é possível fazer a emissão gratuita pelo site da Sefaz. Afinal, o software gratuito é muito limitado e, por isso, é ineficiente para empresas que transmitem muitas NFe todos os meses.

Além disso, o sistema gratuito exige que todas as informações sejam digitadas novamente a cada emissão. No caso do software pago, é possível recuperar os dados o que evita retrabalho e falhas humanas.

Credencie a empresa na Sefaz

A emissão de NFe para comércio e indústria deve ter o credenciamento na Sefaz, enquanto a de prestação de serviços exige a autorização da secretaria municipal. Esse cadastro costuma ser simples, mas pode variar de acordo com o estado ou a prefeitura.

Nesse caso, vale a pena contar com a ajuda de um contador para verificar a legislação do local. Em muitos casos ainda é possível emitir algumas notas na modalidade “em homologação”, que não são válidas, para depois passar para “em produção”, quando elas já são enviadas oficialmente.

Crie rotinas para emissão e controle

O processo de emissão de NFe é repetitivo e é fácil se perder devido à grande quantidade de arquivos. Por isso, é importante adotar algumas rotinas para controlar a transmissão, o preenchimento e o armazenamento das notas.

Todas essas ações são facilitadas com o uso de um software para emissão de NFe. Mesmo assim, vale a pena estabelecer modelos e padrões que possam ser facilmente seguidos.

Outra medida é agrupar atividades semelhantes para que sejam executadas de uma só vez ou pela mesma pessoa. O resultado é a otimização do tempo da equipe, além da redução dos erros e das dúvidas no processo.

Armazene o arquivo XML

A emissão correta da NFe permitirá a impressão ou o encaminhamento do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que contém a chave de acesso à nota propriamente dita, que é o arquivo XML.

É esse documento que deve ser conservado pelo prazo de, no mínimo, 5 anos. Ele pode ser impresso e guardado fisicamente, mas o ideal é que seja mantido em um sistema apropriado, como um software de emissão e armazenamento principalmente se este conta com a possibilidade de salvar o documento na nuvem.

E então? Entendeu quais são as melhores práticas para emitir NFe? Aproveite as dicas que repassamos e melhore as suas rotinas contábeis. Para ter acesso a mais sugestões relevantes, aproveite e curta a nossa página no Facebook!