A tecnologia está cada vez mais presente nos negócios e as empresas que desejam manter-se competitivas precisam entender a importância de acompanhar essa evolução. Automatizar processos é uma das maneiras de se fazer isso.

Na área de contabilidade não é diferente. Antes marcados pelo excesso de burocracia e papelório, os escritórios contábeis estão, cada vez mais, aproveitando as vantagens que a tecnologia proporciona.

A prática de automação consiste em substituir processos manuais por sistemas automáticos, que proporcionam a integração de tarefas e informações. Com isso, acelera-se o tempo de execução dos trabalhos, tornando as tarefas mais eficientes e menos onerosas.

Assim, o escritório atualiza as práticas do dia a dia e otimiza sua gestão.  Quer entender melhor? Listaremos a seguir 6 benefícios de se automatizar os processos de um escritório contábil. Acompanhe!

1. Redução de custos

Alguns gestores acreditam que a adoção de novas tecnologias exige alto investimento inicial e gera aumento nas despesas. Essa é uma ideia equivocada, pois, ao contrário disso, automatizar processos reduz consideravelmente os custos das empresas.

O principal impacto positivo está na redução de gastos relacionados à mão de obra, uma vez que as atividades que seriam feitas de forma manual e repetida passam a ser automatizadas, o que exige menos pessoal para realizá-las.

Há reflexo também na redução de custos com infraestrutura, pois a empresa precisará dispor de menos espaço para alocar seus funcionários e também para armazenar a documentação, que passará a ser digitalizada.

O uso de sistemas também evita grandes investimentos para aquisição e instalação de servidores físicos, por exemplo, sem falar na redução de gastos com papéis e impressões.

2. Eliminação de riscos de perda de documentos

O excesso de papelório, que costuma fazer parte da rotina do escritório contábil, acaba gerando desperdício de tempo e desorganização, o que muitas vezes coloca em risco a segurança dos documentos e das informações. 

Manter seus dados centralizados em planilhas eletrônicas, como muitos escritórios fazem, também é um grande risco, isso porque basta uma falha do programa para que elas corram o risco de serem deletadas ou acessadas por pessoas não autorizadas. 

Já com a automatização dos processos, todos os documentos do escritório ficam armazenados em um só lugar a nuvem — e só podem ser acessados por pessoal autorizado, além de terem sua segurança contra perdas assegurada por meio de backups periódicos.

3. Diminuição do índice de retrabalho

Erros de digitação e outras inconsistências acontecem com frequência quando o trabalho é feito de forma manual. Na rotina contábil, em que pequenos detalhes fazem diferença, isso pode comprometer a qualidade dos resultados.

Essas falhas afetam a análise das informações e, quando descobertas, seu processo de correção pode ser trabalhoso e demorado. 

Quando os processos são automatizados, eliminam-se essas ocorrências de retrabalho, reduzindo os prejuízos causados por falha humana.

4. Geração de relatórios mais precisos

Em vez de trabalhar com papéis e planilhas separadas, automatizar processos garante que todas as informações e tarefas do escritório estão integradas e centralizadas em um só lugar. Isso assegura uma análise de dados aprimorada e a geração de relatórios de forma mais rápida e precisa.

O sistema melhora a comunicação entre os dados e facilita o acesso às informações por parte dos funcionários, proporcionando tomadas de decisão mais ágeis e assertivas. 

5. Aumento da produtividade

A automatização de processos otimiza as operações, tornando as tarefas mais ágeis e eficientes e reduzindo o desperdício de materiais, de tempo e de pessoas. Tudo isso reflete diretamente na produtividade da equipe e na sua capacidade de gerar resultados.

A gestão das movimentações e dos documentos do escritório passa a ser feita de forma on-line, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para a empresa e os clientes. 

6. Melhora no atendimento ao cliente

Todas essas mudanças benéficas que acontecem nas atividades internas do escritório vão refletir na percepção dos clientes sobre a qualidade do serviço prestado.

Relatórios mais completos, maior transparência e disponibilidade das informações, dados dispostos de forma clara e objetiva: tudo isso proporciona mais segurança ao cliente em relação ao desempenho da empresa.

Outro diferencial que pode ser percebido com a prática de automatizar processos é o estabelecimento de uma comunicação mais próxima com o cliente, o que permite a personalização do atendimento.

O uso de um software de gestão na área contábil

Como vimos acima, a tecnologia se tornou aliada fundamental das empresas, e o uso de um software de gestão contábil proporciona inúmeras vantagens. Atuando de forma personalizada, ele oferece benefícios práticos para o dia a dia de trabalho, como: 

  • centralizar e sincronizar informações;
  • otimizar processos, reduzindo o tempo despendido em tarefas burocráticas e manuais;
  • manter as informações atualizadas;
  • facilitar o lançamento de dados;
  • proporcionar maior controle financeiro;
  • otimizar o fluxo de trabalho;
  • reduzir o trânsito de documentos físicos na empresa;
  • aumentar a confiabilidade dos dados.

Como as informações se encontram na nuvem, os funcionários da empresa passam a acessá-las de qualquer lugar e a qualquer hora, inclusive quando estão fora do escritório. 

Todas essas facilidades geram mobilidade para a empresa e seus clientes. Além disso, por melhorarem a comunicação, proporcionam um maior engajamento da equipe de trabalho, que passa a ter sua atuação mais alinhada devido ao acesso igual e transparente a todas as informações.

A adoção de um software contábil, portanto, impulsiona a eficiência e a precisão dos serviços prestados por meio da otimização de processos e da redução de custos e desperdícios.

Ao fazer menos investimentos em questões operacionais, você poderá dedicar mais recursos na melhoria de seu negócio, além de focar sua atuação em questões estratégicas, como o atendimento ao cliente. Essa atuação será um diferencial perante o mercado e se tornará uma importante vantagem competitiva para sua empresa. 

Como vimos, não há motivos para não automatizar processos contábeis, não é mesmo? O escritório que deseja manter-se competitivo e apto a oferecer serviços de qualidade para seus clientes precisa acompanhar as evoluções na área.

Este post foi útil para você? Entendeu os benefícios que a prática de automatizar processos pode gerar à sua empresa? Então entre em contato conosco agora mesmo e saiba como um software personalizado pode contribuir ainda mais para a produtividade no seu trabalho.