A tecnologia chegou com tudo para revolucionar praticamente todos os setores. Sistemas novos surgem a todo momento para facilitar e otimizar os processos. Quer um exemplo? Você sabe quais as vantagens e os desafios da relação entre contabilidade e eSocial?

Previsto para entrar em vigor em janeiro de 2018, o sistema deverá aplicar-se a empresas que tenham um faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Entretanto, a ideia é que, até julho, todas as empresas tenham aderido a ele, independentemente do faturamento. A implantação só está começando pelas maiores.

O objetivo principal é diminuir as fraudes que têm aumentado as despesas do governo com o Seguro Desemprego e outros benefícios. Trata-se de um sistema de escrituração digital, no qual as informações trabalhistas dos funcionários passarão a ser preenchidas em um único formulário que a enviará a todos os órgãos do sistema.

Entretanto, como toda mudança em fase de implementação, essa novidade traz consigo alguns desafios. Vencê-los significa ter acesso às vantagens provenientes deles. Se você está se perguntando como fazê-lo, listamos abaixo algumas boas práticas a serem adotadas. Confira!

Treinamento de colaboradores

De nada adianta avisar a todos os colaboradores que a empresa passará por mudanças e não explicar a eles como se dará o processo. É importante que as áreas de TI, financeira, fiscal, contábil, jurídica, medicina no trabalho e RH estejam cientes de tudo o que vai mudar.

Busque cursos e consultorias especializadas no assunto para que, quando chegar a hora da implantação do sistema, todos estejam cientes de como devem agir. Tudo fluirá naturalmente se cada um souber o seu papel nesse modelo de instituição. É por isso que é tão necessário que todos recebam o treinamento adequado.

Orientação aos clientes

Se os colaboradores precisam estar cientes das mudanças, os clientes também não devem ficar de fora dessa corrente de informação. As formas de entregar os dados ao fisco mudará, e eles também precisam saber disso.

Uma empresa que trabalha com essa transparência permite que o cliente também participe dos acontecimentos, quanto a regras e procedimentos. Dessa forma, fica mais fácil fazer correções ou solicitar alguma ação necessária: eles já estarão sabendo por que você está solicitando algo que nunca havia pedido antes.

Atenção às novas normas e procedimentos

Até agora falamos sobre informar colaboradores e clientes das mudanças que estão por vir. Mas e você? Sabe exatamente o que vai mudar e quais os novos procedimentos a serem aplicados?

Antes de mais nada, é importante buscar o máximo de informação possível sobre o eSocial. Como passar informação a outros departamentos e clientes quando nem você mesmo entende bem do que está falando? Portanto, antes de sair divulgando informações, certifique-se de que você entendeu corretamente o funcionamento do novo sistema e tire todas as suas dúvidas.

Análise da empresa

Se as pessoas são diferentes umas das outras, com as empresas não funciona de forma distinta. Algumas têm maior flexibilidade e abertura a mudanças do que outras. Portanto, diante de uma mudança que está por vir, você precisa analisar o grau de dificuldade de implantação.

A cultura da organização pode sofrer impactos, já que todos os setores ganharão novas responsabilidades e, até mesmo, atribuições. Há empresas altamente inovadoras, que veem mudanças como oportunidades de crescimento e desenvolvimento.

Outras, porém, não estão fechadas a mudanças, mas encontram alguma dificuldade para adaptar-se quando elas chegam. E há ainda aquelas que apresentam grande resistência a qualquer processo que fuja do “script” ao qual estão acostumadas. Esse último modelo pode demorar um pouco mais a entender o objetivo do novo sistema e por que deve aderir a ele.

É por isso que essa análise é tão importante para determinar as vias que serão utilizadas para que a organização se adapte ao novo sistema e tenha acesso as melhorias trazidas por ele.

O ideal é que a empresa incorpore em seus valores a ideia de que, na maior parte das vezes, as mudanças vêm para que melhorias sejam feitas. O crescimento não é possível quando não estamos abertos a mudar procedimentos e conceitos. Essa visão mais positiva ajuda a organização a adaptar-se melhor a novos procedimentos.

Identificação e correção de inconformidades

Se você já identificou o quanto a sua empresa é resistente a mudanças, chegou a hora de descobrir o quanto ela precisará mudar. Para isso, é necessário identificar processos que estão sendo feitos de maneira errada para poder adequá-los às novas regras.

Faça uma análise tributária a fim de identificar irregularidades e não hesite em corrigí-las. Persistir no erro pode trazer uma série de transtornos futuros. E isso é desnecessário visto que agora você já conhece as novas regras.

A partir daí, é possível desenvolver uma espécie de cartilha com o passo a passo e a documentação necessária para cada processo. E o departamento responsável deve estar ciente disso e consultá-la sempre que surgir alguma dúvida.

E o que a empresa “ganha” com isso?

A essa hora você deve estar se perguntando quais os benefícios que esse sistema traz para a empresa. Uma das grandes vantagens é o alinhamento e padronização de informações. Todas as organizações e empresas contábeis utilizarão um sistema unificado e isso permite a troca de informações e experiências entre os profissionais.

Um outro aspecto importante é a agilidade no envio de informações. Quando falamos em um sistema online, estamos nos referindo à troca de dados em tempo real. Sendo assim, o funcionário não fica sujeito à grande espera para concretizar sua contratação ou rescisão. Os prazos de envio de formulários não mais existirão: tudo será transmitido através do eSocial.

Além disso, o relacionamento entre empresas, seus contadores e o fisco se tornará mais estreito e transparente, visto que as informações correrão em tempo real e se tornarão mais precisas e corretas.

 

Entendeu quais são as vantagens e desafios da relação entre contabilidade e eSocial? Viu só como esse novo sistema pode ajudar a sua empresa no desenvolvimento? Contar com uma boa contabilidade nessas horas é fundamental. Entre em contato conosco e tenha acesso aos melhores serviços contábeis do mercado.